Project Description

FrieslandCampina

Sinds 2017 werkt de Nederlandse douane met een nieuw systeem voor het ontvangen en beoordelen van exportaangiften: AGS. Om goed te communiceren met dat nieuwe systeem moesten veel organisaties hun eigen douaneomgeving opnieuw inrichten. FrieslandCampina gebruikt SAP Global Trade Services (SAP GTS) als oplossing voor hun export aangiften. Quinso was verantwoordelijk voor de razendsnelle implementatie met als belangrijkste resultaten:

  • Eenduidige en gestroomlijnde werkwijze voor de honderd gebruikers van SAP GTS.
  • De doorlooptijd van het uitvoeraangifteproces is aanzienlijk afgenomen, net als het aantal benodigde correcties.
  • De oplossing is klaar voor de toekomst en aangepast aan de nieuwe Union Customs Code.

Denk je aan zuivel, dan denk je aan FrieslandCampina.

Dagelijks vinden de producten van het zuivelconcern hun weg vanuit meer dan twintig Nederlandse
productielocaties en magazijnen naar ruim honderd landen wereldwijd. Alle locaties werken met SAP Global Trade Services (SAP GTS), een administratieve oplossing voor import, export en trade compliance. De oplossing sluit niet alleen aan bij de nieuwe verplichtingen van de Nederlandse douane, maar ook bij de IT-strategie van FrieslandCampina.

Implementatie in een stroomversnelling

Toen Friesland Foods en Campina fuseerden, koos FrieslandCampina voor één geconsolideerde IT-omgeving. Daarom zet het zuivelconcern alle bedrijfsonderdelen sinds 2011 één voor één over naar oplossingen als SAP ERP en SAP EWM. Binnen dat grootscheepse project was Quinso implementatie- en expertisepartner voor SAP GTS.

Vrijwel parallel aan de interne IT-transitie van FrieslandCampina gaat de Nederlandse douane over op AGS, een nieuw aangiftesysteem. Stefan Goos, business consultant bij FrieslandCampina: “De douane stelde een deadline waarop ons systeem moest communiceren met het nieuwe AGS. Wij zaten toen nog middenin onze eigen SAP migratie. En dus kozen we er samen met Quinso voor om de implementatie van SAP GTS centraal naar voren te trekken. Ook voor bedrijfsonderdelen die nog niet over waren op de nieuwe IT-omgeving. Binnen vier maanden klaarden we de klus.”

Een uitdagend project

Wekelijks passeren honderden containers met zuivelproducten van FrieslandCampina de EU-grenzen. Daarom moest de migratie plaatsvinden zónder dat de exportprocessen werden verstoord. “Het was zaak om de compleet nieuwe specificaties van de douaneberichten goed af te stemmen op onze interne organisatie,
processen en oplossingen”, vertelt Goos. “Quinso leidde dat traject in goede banen. Zij voerden vooraf de nodige analyses uit en wisten precies op welk vlak er veranderingen nodig waren, zowel technisch als procesmatig.”

Friesland Campina website
Download Referentie

Een soepele implementatie

In september 2016 begon de daadwerkelijke realisatiefase. Goos: “Het was een behoorlijke uitdaging om continu binnen een bewegende omgeving te werken. Sommigen werkten al met een versie van SAP GTS die we moesten updaten, anderen nog niet. We hadden zelfs te maken met drie verschillende ERP-systemen, waarop we SAP GTS aan moesten sluiten.” Op 8 januari 2017 gingen de eerste acht bedrijfsonderdelen live en een paar weken later de overige twee.
“De live-gang was super spannend”, vertelt Goos. “Maar alles verliep vlekkeloos. Het was eigenlijk gewoon een werkdag als geen ander. Medewerkers en klanten hebben niets van de overgang gemerkt.”

Een nieuwe manier van werken

Ruim honderd medewerkers van FrieslandCampina verwerken de uitvoeraangiften nu via SAP GTS. Binnen twaalf minuten is het hele proces afgehandeld: van het invullen en versturen van de aangifte tot de vrijgave van de douane en het afdrukken van de benodigde documenten. Daarmee is de doorlooptijd flink teruggebracht.

Als gevolg van AGS en de mogelijkheden op dat moment, heeft FrieslandCampina het aangifteproces voor alle bedrijfsonderdelen gelijkgetrokken. Allard van Nes, senior manager Indirect Tax and Customs van FrieslandCampina: “Voorheen vulden sommigen de uitvoeraangiften al een paar weken vóór de uitvoerdatum in. Op de dag van het transport werden dan benodigde aanvullingen of correcties doorgevoerd. Nu vult iedereen de aangifte eenmalig in op
het moment dat de container klaarstaat voor vertrek, op basis van actuele en volledige gegevens. Hierdoor zijn er minder handelingen en correcties nodig.”

Iedereen spreekt dezelfde taal

Dat het project zo succesvol is verlopen, komt vooral door de goede samenwerking. “We waren perfect op elkaar ingespeeld; het was een geoliede machine”, vertelt Marcel Jetten van Quinso. Goos kan zich daarin vinden. “Een collega complimenteerde ons: ‘Ging elke implementatie maar zo soepel’. En dat succes zit hem vooral in de mensen. Bij Quinso weten ze precies waar ze het over hebben, zowel technisch als inhoudelijk. Daardoor spreken we dezelfde taal.” Van Nes vult aan: “De douane is een aparte wereld die je echt moet begrijpen om te kunnen vertalen naar een goed werkende IT-oplossing. Quinso deelt mijn passie voor die wereld en dat biedt een grote toegevoegde waarde in dit soort projecten.”

De belangrijkste resultaten

  • Eenduidige en gestroomlijnde werkwijze voor de honderd gebruikers van SAP GTS.
  • De doorlooptijd van het uitvoeraangifteproces is aanzienlijk afgenomen, net als het aantal benodigde correcties.
  • De oplossing is klaar voor de toekomst en aangepast aan de nieuwe Union Customs Code.