Wanneer je een ERP-implementatie start, denk je al snel aan consultants, strakke projectplannen en technische migraties. Maar bij Solo midocean, internationale leverancier van gepersonaliseerde promotionele producten, ontdekten ze dat het succes ook ergens anders lag: bij de key users. Zij kozen bij hun migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA voor een hybride aanpak: dedicated key users in Polen, die zich fulltime bezighielden met logistiek en planning, én key users verspreid door de organisatie die het testen combineerden met hun dagelijkse werk. Samen waren zij verantwoordelijk voor het doortesten en valideren van alle processen voordat nieuwe functionaliteiten in productie gingen. Product Owner SAP, Marjon Pander, vertelt waarom de rol van key users onmisbaar bleek. AI is overal. Je leest erover in de media, hoort erover op conferenties en misschien zijn er in jouw organisatie al experimenten gestart. Maar wat betekent kunstmatige intelligentie nou écht voor bedrijven in de industrie en groothandel? Hoe maak je de vertaalslag van buzzword naar concreet voordeel op de werkvloer?
Vertrouwen als basis voor succes
Marjon vat het treffend samen: “Ik vraag me echt af: als je geen key users hebt, wie valideert dan of je systeem klaar is voor productie? IT kan wel zeggen dat het werkt, maar de business moet het vertrouwen. En dat vertrouwen krijg je vooral als key users het zelf hebben getest.”
Dat vertrouwen bleek een rode draad door de hele implementatie. Collega’s vertrouwden eerder op de validatie van een bekende key user dan op een bericht vanuit IT. Juist dat maakte hun rol zo krachtig.
De spanning tussen operatie en project
De invulling van die rol bracht wel uitdagingen met zich mee. Omdat de meeste key users hun rol naast hun gewone werk uitvoerden, ontstond er spanning tussen project en operatie. “De operatie gaat altijd voor. In drukke periodes, zoals december voor finance, was het echt een uitdaging om tijd vrij te maken. Maar omdat we ze vroeg hadden betrokken en ze het belang voelden van hun rol, gingen mensen zelfs ’s avonds nog door om alles af te ronden.” vertelt Marjon.
De praktijk als basis voor de testscenario’s
Naast dat er voldoende capaciteit en commitment is van de key users, is het van cruciaal belang dat testscenario’s aansluiten op de dagelijkse praktijk. Marjon herinnert zich een voorbeeld met een glimlach: “Een key user meldde ooit dat een test niet goed werkte. Paniek in IT, wij doken erin. Totdat hij zei: ‘Maar dit doen we in de praktijk eigenlijk nooit.’ Dan zie je hoe belangrijk het is dat testscenario’s door de business zelf bedacht worden. Anders test je dingen die niet eens relevant zijn.”
De ideale key user
De ervaringen leerden Solo midocean ook veel over wie de ideale key user is. Volgens Marjon moet iemand zijn eigen proces en het systeem goed begrijpen, maar ook het vertrouwen van collega’s hebben. “Denk aan een binnendienstmanager die het hele verkoopproces overziet, of een group controller die precies weet hoe finance ingericht is. Maar ook iemand die collega’s vertrouwen en geloven, zodat ze de ruimte en vrijheid voelen om vragen te stellen en hulp te vragen.”
Het belang van coördinatie
Naast de key users zelf was er nog een andere spil in het geheel: de testcoördinator. Bij Solo midocean vervulde Mariska Coppens die rol. “Zij begreep de processen, kende de mensen en hield overzicht. Ze was echt onze spil. Het project had zonder haar nooit dezelfde structuur en verbinding gehad.”
Wat andere organisaties kunnen leren
Marjon benadrukt dat organisaties key users niet moeten zien als een bijrol. Hun betrokkenheid bepaalt het succes. Haar tips:
- Begin vroeg met het aanwijzen van key users en maak hun rol direct duidelijk
- Maak verwachtingen concreet en betrek key users bij het bedenken van testscenario’s
- Geef eigenaarschap zodat key users zich verantwoordelijk voelen voor de kwaliteit
- Zorg voor een testcoördinator die overzicht houdt, verbindt en de samenwerking stroomlijnt
- Blijf continu afstemmen en bijsturen, zeker in internationale contexten waar verwachtingen verschillen
Conclusie
De ervaring van Solo midocean laat zien dat key users veel meer zijn dan testers. Ze zijn de kwaliteitsfilter, de brug naar de operatie en de ambassadeurs van verandering. Met Quinso als implementatiepartner en de betrokkenheid van key users wist Solo midocean het project met vertrouwen af te ronden. Of zoals Marjon het zegt: “Het project viel of stond met hun betrokkenheid. Zonder key users hadden we nooit dezelfde rust en zekerheid in de organisatie gehad.”
