De Prepare- en Explore-fase van SAP S/4HANA Public Cloud
De overstap naar een nieuw ERP-systeem is voor iedere organisatie een ingrijpende stap. Zeker wanneer je internationaal actief bent, met verschillende bedrijfsprocessen werkt en de dagelijkse operatie gewoon door moet draaien. Voor Chrysal International is de implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud daarom meer dan een technische verandering. Het is een stap naar meer standaardisatie, betere samenwerking en een schaalbare basis voor verdere groei.
In dit eerste blog neemt Hans Jansen, projectleider bij Quinso, je mee in de eerste fases van het project: Prepare en Explore. Twee fases waarin de basis wordt gelegd voor alles wat daarna komt.
Over Chrysal
Chrysal is wereldwijd actief in de bloemen- en plantenindustrie en helpt kwekers, groothandelaren, retailers en consumenten om bloemen en planten langer mooi en vers te houden.
Daarmee speelt Chrysal een belangrijke rol in een keten waarin kwaliteit, houdbaarheid en duurzaamheid steeds belangrijker worden. Die internationale positie vraagt om processen die betrouwbaar, schaalbaar en goed beheersbaar zijn. Precies daar komt SAP S/4HANA Public Cloud in beeld.
Prepare-fase: de projectbasis neerzetten
Een succesvolle ERP-implementatie begint niet bij techniek, maar bij duidelijkheid. Daarom startte Quinso samen met Chrysal in de Prepare-fase met het inrichten van de projectstructuur. In deze fase werden rollen, verantwoordelijkheden en overlegstructuren bepaald. Ook werd besproken hoe besluiten worden genomen.
“Een goed begin is bij een project als dit echt het halve werk”, vertelt Hans Jansen. “Voordat je de diepte in gaat met processen, moet je eerst zorgen dat iedereen weet wat het doel is, wie welke rol heeft en hoe we met elkaar samenwerken.”
Chrysal stelde in deze fase ook een Business Process Master List op, kortweg BPML. Daarin worden de bedrijfsprocessen vastgelegd die actief zijn binnen de organisatie.
Ook binnen Quinso werd het projectteam voorbereid. De klantcase werd intern doorgenomen, de scope werd besproken en per procesgebied werd een streamlead aangewezen. Denk aan sales, finance, warehouse management, inkoop, productie, masterdata, interfaces en rapportages.
Samen starten met vertrouwen
De Prepare-fase werd afgesloten met een gezamenlijke kick-off. Daarbij waren projectleden van Chrysal en Quinso aanwezig, net als leden van het managementteam.
Minstens zo belangrijk: de teams leerden elkaar ook buiten de inhoud kennen. Na het formele deel werd er gezamenlijk gebowld en gegeten. Een ERP-project vraagt veel van mensen en dan helpt het als er vanaf het begin vertrouwen is.
“Je merkt dat zo’n informele start iets doet met het teamgevoel”, zegt Hans. “Mensen weten elkaar daarna sneller te vinden.”
Explore-fase: processen toetsen aan de standaard
Na de voorbereiding startte in februari 2026 de Explore-fase. In deze fase lopen de consultants van Quinso samen met de super-users van Chrysal door de bedrijfsprocessen heen. Het doel: bepalen hoe de processen van Chrysal aansluiten op de standaardprocessen van SAP S/4HANA Public Cloud.
Fit-to-standard betekent dat de standaardprocessen van SAP het vertrekpunt zijn. Niet: hoe passen we het systeem aan op alles wat we vandaag doen? Maar: hoe laten we onze processen zoveel mogelijk aansluiten op bewezen best practices?
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk is dit vaak een spannend onderdeel van een ERP-project. Organisaties zijn gewend aan hun bestaande manier van werken. Zodra een standaardproces anders loopt, ontstaat al snel de neiging om uitzonderingen te maken. Bij Chrysal viel juist het tegenovergestelde op.
“Die fit-to-standard mindset herken ik daar echt”, zegt Hans. “Aan de voorkant zegt bijna elke organisatie: we willen standaard werken. Maar op het moment dat mensen de standaard zien en merken dat die afwijkt van hun huidige werkwijze, wordt het vaak lastig. Bij Chrysal houden ze juist heel duidelijk vast aan het uitgangspunt: eerst de standaard, daarna pas kijken wat echt anders moet.”
Die houding maakt de Explore-fase concreet en doelgericht. Uitzonderingen worden niet gemaakt omdat iets altijd zo ging, maar omdat er een duidelijke businessreden voor is.
Focus houden op wat nodig is
Naast fit-to-standard wordt gewerkt vanuit de gedachte van een Minimum Viable Product. Dat betekent dat in de eerste oplevering vooral de essentiële functionaliteiten worden meegenomen. Nice-to-haves worden bewust geparkeerd.
Een mooi voorbeeld kwam terug tijdens een report-out-presentatie. Een van de super-users gaf aan dat bepaalde onderwerpen interessant zijn, maar niet noodzakelijk voor de eerste livegang. De conclusie was helder: eerst live met de standaard, daarna verder optimaliseren.
Een ERP-project wordt niet succesvoller doordat alles in één keer wordt meegenomen. Juist door bewust te kiezen wat nu nodig is en wat later kan, blijft het project beheersbaar.
Dedicated super-users als succesfactor
Wat dit project bijzonder maakt, is de samenstelling van het team aan de kant van Chrysal. Waar key-users bij veel organisaties hun projectrol combineren met hun dagelijkse werk, heeft Chrysal gekozen voor een dedicated projectteam van super-users.
Dat maakt een groot verschil. De super-users hebben tijd om workshops voor te bereiden, vragen uit te zoeken, beslissingen te nemen en snel te schakelen met de consultants van Quinso. Daarmee ontstaat tempo in het project.
“De korte lijntjes, beschikbaarheid en vooral ook beslissingsbevoegdheid van het super-user team zijn voor mij een textbook example van hoe een Explore-fase zou moeten gaan”, zegt Jurgen de Jong, streamlead interfaces bij Quinso.
Die beschikbaarheid is geen luxe, maar een randvoorwaarde. Als vragen blijven liggen of besluiten worden doorgeschoven, vertraagt het hele project.
Extra aandacht voor interfaces en de verandering
Een belangrijk onderdeel van deze Explore-fase is de aandacht voor interfaces. Chrysal werkt, zoals veel internationale organisaties, niet met één losstaand systeem. SAP S/4HANA Public Cloud moet straks samenwerken met andere applicaties en databronnen.
Daarom investeert Quinso in deze fase extra tijd in het in kaart brengen van koppelingen. Niet pas tijdens de realisatiefase, maar juist al aan de voorkant. Welke systemen zijn betrokken? Welke data gaat heen en weer? Op welk moment worden koppelingen aangeroepen? En wat betekent dit voor de inrichting, planning en het budget?
“Wij willen aan het einde van de Explore-fase voor 95% weten: dit is wat het gaat worden”, vertelt Hans. “Niet alleen inhoudelijk, maar ook qua effort en budget. Je wilt voorkomen dat je laat in de realisatiefase nog verrast wordt door interfaces die complexer blijken dan gedacht.”
Verandering als vast onderdeel van het project
Naast techniek krijgt ook verandering veel aandacht. Een nieuw ERP-systeem raakt namelijk niet alleen processen en systemen, maar ook rollen, verantwoordelijkheden en dagelijkse routines. Zeker bij een implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud, waarbij standaardprocessen het uitgangspunt zijn, verandert er vaak meer dan alleen de software.
Daarom is change management een vast onderdeel van de Quinso Activate-aanpak. Tijdens de Explore-workshops wordt niet alleen gekeken of een proces technisch past binnen SAP, maar ook wat dit betekent voor de organisatie. Welke werkwijzen veranderen? Welke afdelingen krijgen hiermee te maken? Waar ontstaan nieuwe verantwoordelijkheden? En waar is straks extra uitleg, begeleiding of training nodig?
Die inzichten worden vastgelegd in een Change Management Impact Analyse. Deze analyse vormt de basis voor het change impact plan in de volgende fases. Zo wordt verandering geen los communicatiespoor naast het project, maar een integraal onderdeel van de implementatie.
Voor Chrysal is dat extra belangrijk omdat het project meerdere landen raakt. In deze fase worden Nederland, Frankrijk, Engeland en Kenia meegenomen in de inventarisatie. Dat vraagt om een goede balans tussen standaardisatie en de dagelijkse praktijk in de verschillende organisaties.
Report-out: samen presenteren wat samen is ontdekt
Aan het einde van de Explore-fase presenteren de super-users van Chrysal en de consultants van Quinso gezamenlijk hun bevindingen aan het projectmanagementteam. Per stream wordt toegelicht hoe de samenwerking is verlopen, welke SAP best practices worden ingezet, waar risico’s zitten en wat nodig is voor de eerste oplevering.
“Het was mooi om te zien dat de report-out-presentaties echt een gezamenlijk resultaat waren van zowel super-users als Quinso-consultants”, zegt Dennis Hanibals van Chrysal.
Op basis van deze report-outs wordt de definitieve scope bepaald. Daarmee ontstaat een helder vertrekpunt voor de volgende fase: realisatie.
Op naar de volgende fase
Na Prepare en Explore volgt de realisatiefase. Daarin wordt SAP S/4HANA Public Cloud ingericht op basis van de gemaakte keuzes. Daarna volgen de testfases, waarin Chrysal en Quinso toetsen of processen, koppelingen en gebruikerservaring aansluiten op de praktijk.
De basis is gelegd: de governance staat, de teams kennen elkaar, de scope is bepaald en de standaard is bewust omarmd. Daarmee is Chrysal klaar voor de volgende stap.
Benieuwd naar jouw volgende stap?
Wil je weten hoe jouw organisatie de overstap naar SAP S/4HANA Public Cloud slim kan aanpakken? Of ben je benieuwd welke processen binnen jouw organisatie aansluiten op de best practices van SAP? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.
