Waar loop je tegenaan als je aan de slag gaat met S/4HANA Cloud? Joris Sikking was de afgelopen tijd nauw betrokken bij verschillende implementaties van S/4HANA Cloud. In dit blog deelt hij de drie lessen die hij leerde tijdens deze projecten.

Bij Quinso helpen wij productiebedrijven om zich te ontwikkelen als Intelligent Manufacturer. Dat doen we onder meer door digitale innovaties slim in te zetten. Het fundament is vaak SAP. En als je SAP de afgelopen jaren een beetje gevolgd hebt, weet je dat het bedrijf nog maar één pad kent, en dat is het pad naar de cloud. Het vlaggenschip van SAP’s cloud-portfolio is het ERP-systeem SAP S/4HANA Cloud, het hart van de Digital Enterprise.

Les 1 – Werk zo snel mogelijk met echte data

Een systeem als S/4HANA Cloud kan al in zes maanden uitgerold worden. Dat komt vooral omdat de keuze voor cloud ook een keuze voor standaarden is. Aan het begin van het project onderzoeken we samen met de klant welke SAP processen passen. Omdat je met standaardprocessen werkt die via de cloud beschikbaar gesteld worden, kun je heel goed laten zien wat het systeem doet en hoe het voor afzonderlijke rollen en gebruikers gaat werken.

Belangrijk voor de herkenbaarheid is dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van klantspecifieke data zoals artikelen, klanten en leveranciers. Tijdens de zogenaamde fit-to-standard workshops wordt een beroep gedaan op het inlevingsvermogen van de klant, het is zeer belangrijk dat dit succesvol verloopt omdat hier de inrichting voor de toekomst wordt bepaald. Op die manier zorgen we vroeg in het proces voor maximale herkenbaarheid. Het is belangrijk om mensen op deze manier mee te nemen. De mensen die met SAP aan de slag gaan, werken misschien al jaren in hetzelfde systeem en vinden het lastig afscheid te nemen van hun vaste manieren van werken.

Les 2 – Implementeer flexibel en in kleine stapjes

Hoe pak je dat nou slim aan, zo’n project? Het antwoord is: flexibel en in kleine stapjes. De SAP S/4HANA Cloud leent zich uitstekend voor een agile projectaanpak waarbij je het systeem in een reeks van korte iteraties – sprints – inricht en live brengt.

In de regel heb je daar pakweg tien sprints van een week voor nodig. Tijdens die sprints helpen wij onze opdrachtgever om per proces nauwkeurig te bepalen hoe het ondersteund zou moeten worden door het systeem. Vervolgens richten wij die processen precies zo in.

Wat me opvalt is dat het implementeren van cloud geen IT-project meer is. Cloud implementeren draait vooral om het begeleiden van mensen. We helpen ze om goed doordachte zakelijke keuzes te maken.

Les 3 – Zorg voor een change manager

Tegelijkertijd moet je wel in de gaten houden dat je nieuwe processen weliswaar standaard zijn, maar dat de gebruikers nog steeds moeten leren om met het nieuwe systeem om te gaan. Hoewel de implementatie soepeler is, is het gebruik van het systeem er niet per se makkelijker op geworden. Voor je live gaat, moeten mensen snappen hoe de nieuwe processen opgezet zijn en wat ieders rol in het geheel is. Zeker zo belangrijk: je moet oefenen met je collega’s in de nieuwe omgeving. Je moet als opdrachtgever dus ook zelf behoorlijk aan de bak.

Die verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever en verdient de nodige aandacht ván de opdrachtgever. Je voert immers een forse verandering door die veel impact heeft op de manier waarop de hele organisatie werkt. Als je aan deze menselijke aspecten niet genoeg aandacht besteedt, loop je onnodige vertraging op. Ik zou daarom altijd aan willen raden om een change manager aan te stellen die de interne verandering begeleidt.

Ben jij benieuwd naar wat S/4HANA voor jouw organisatie kan betekenen? Wil jij je ontwikkelen tot een Intelligent Manufacturer die de ontwikkelingen in de industrie begrijpt en daar slim op inspeelt om zijn business te laten groeien?  De expertise die Quinso opgebouwd heeft, maakt dat we als geen ander in staat zijn jou daarbij te helpen. Neem gerust contact met me op óf ga naar www.intelligentmanufacturer en ontdek welke kansen technologie te bieden heeft.