Van voorbereiden, realiseren en testen naar de livegang van het nieuwe ERP-systeem van Koninklijke De Kuyper: SAP S/4HANA Public Cloud. Alles bij elkaar is dat altijd een intensief traject. Een traject waarin een hechte samenwerking met wederzijds vertrouwen en korte communicatielijnen essentieel zijn voor een positief resultaat. De samenwerking met De Kuyper was wat dat betreft een schoolvoorbeeld. Met als resultaat een succesvolle livegang!
De laatste stappen voor de livegang: de end-user training en cutover-fase
Na de testfase en om klaar te zijn voor de livegang, vond de end-user training plaats. Dit is een trainingssessie om eindgebruikers, de mensen die daadwerkelijk met het SAP-systeem gaan werken, de kennis en vaardigheden te geven die ze nodig hebben om het systeem effectief te gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden. Het doel van de end-user training is om direct na de livegang fouten te minimaliseren en productiviteit te verhogen.
De mensen van De Kuyper zijn door Quinso getraind via het train-de-trainer principe. Dat zorgt ervoor dat de organisatie in het vervolg zelf mensen kan opleiden om met het ERP-systeem te werken. Met de support van Quinso worden er uiteindelijk door de De Kuyper zelf zo’n 20 end-users uitgebreid getraind.
Hierna brak de cutover-fase aan. Dit is het moment waarop een bedrijf overschakelt van het oude systeem naar het nieuwe. De eerste stap hierin is het doornemen van het cutover-script. Dit script beschrijft alle taken en activiteiten die nodig zijn om het systeem live te brengen. Het dient als een stap-voor-stap handleiding om de overgang soepel en met minimale verstoringen voor De Kuyper te laten verlopen. Ook wordt de masterdata overgezet zodat we klaar zijn voor de livegang.
De livegang op 4 november
Begin november brak de grote dag aan. Dé dag dat alles bij elkaar moest komen in het nieuwe systeem. Net voor livegang worden de voorraadstanden en open posten in het systeem geladen. En de laatste checks of alles goed staat uitgevoerd. Wat bleek? Alles stond goed en de stuurgroep kreeg een GO op de livegang. Er volgde een fijn proostmoment met alle betrokkenen die er maanden keihard aan gewerkt hebben.
Dick Verburg: ‘Ik heb als projectmanager al meer dan 35 go-lives begeleid en toch blijft dit een spannend moment. Dit is het moment waar je met het hele projectteam naartoe leeft. Het is heel fijn als dat wat je samen bedacht en ontwikkeld hebt, in de praktijk werkt. En dat deed het! De eerste order liep soepel door het systeem.’
De eerste week na de livegang
De livegang was positief, maar dan moet in de week erna ook nog blijken dat het systeem de gewenste aantallen daadwerkelijk aankan. De Kuyper had dit zelf zeer goed uitgedacht en voorbereid. De volgende initiatieven zorgden ervoor dat zij geen negatieve gevolgen hebben ervaren van de overgang:
- Vooraf hebben zij met businesspartners – klanten en leveranciers – helder gecommuniceerd over de livegang, inclusief het scenario dat dit tot kleine verstoringen in de levering zou kunnen leiden. Ook werden er aangepaste afspraken gemaakt over de grootte van de leveringen: voor de livegang meer aantallen dan normaal gesproken en in de week na de livegang minder aantallen dan normaal. Dit is ook met leveranciers besproken en die pasten hun levering hierop aan.
- Door de gemaakte afspraken kon De Kuyper een aangepast productieplan maken voor de 1e week na de livegang. Hierdoor konden zij langzaam op starten en moesten ze niet direct voor de volle 100% produceren.
- Het derde punt waarmee zij het verschil gemaakt hebben, is dat zij tijdens de testfase volle verantwoordelijkheid hebben genomen voor alle testen. Ze regelden, organiseerden en voerden de testen fantastisch uit. Vanuit Quinso waren we er alleen voor het oplossen van de issues. En dat is in deze fase de ideale manier van samenwerken.
Kortom: een succesvolle livegang met meteen voordelen door de inzet van SAP S/4HANA Public Cloud.
Samenwerken als partners is key
Positief en constructief samenwerken is de sleutel tot het bereiken van een succesvolle implementatie van S/4HANA. Dat is ook in dit traject gebleken. De samenwerking tussen de mensen van De Kuyper en Quinso was heel prettig, met name door de korte lijnen tussen management, de key-users en de stuurgroep. Er was geen ‘wij en zij’, maar een heus partnerschap. Zo werden planningen en budgetten open besproken, werden zaken snel opgepakt en opgelost én ging iedereen voor hetzelfde resultaat. Door de toewijding van beide partijen zijn we daardoor bovendien geheel volgens planning én binnen budget live gegaan.
Uiteraard werd dit samen met het hele projectteam van key-users, management, change owners en stuurgroep, gevierd met hapjes én cocktails.
GROW with SAP
De Kuyper heeft de afgelopen jaren een flinke groei doorgemaakt. De systemen waar zij mee werkten konden deze groei niet bijbenen. Daarom kozen zij voor SAP S/4HANA Public Cloud. Een ERP-systeem dat in één keer alle bedrijfsprocessen optimaliseert en samenbrengt. Veel MKB-bedrijven in de productie en industrie denken hierbij niet direct aan SAP. Te groot, te duur en te complex, is vaak de gedachte. Maar de Cloud-oplossingen van SAP zijn juist ontwikkeld vanuit het oogpunt van het MKB.
Het verhaal van De Kuyper laat zien welke impact de overgang naar S/4HANA Cloud heeft en hoe het in z’n werk gaat. Benieuwd hoe de eerdere fases zijn verlopen?
Lees hier meer over de:
