Hoe houd je hoogwaardige oog- en hoorzorg toegankelijk én betaalbaar voor iedereen? Deze ambitieuze missie heeft optiekketen nexeye, waaronder de merken Hans Anders, Direkt Optik en eyes + more vallen. Tel bij deze missie een flinke groei van 450 naar ruim 730 winkels in een aantal jaar op, dan weet je dat een consequente digitalisering van de processen op alle gebieden een belangrijke voorwaarde is. Nexeye heeft met ORBIS Logistics voortgebouwd op het bestaande SAP-systeem. Hierbij was Quinso verantwoordelijk voor de technische implementatie in het centrale magazijn in Gorinchem.
Vanuit nexeye vertellen Sanne Oosterhoff, COO, en Pieter van de Veer, interim project manager, hoe zij met Quinso de overgang van papieren naar digitale processen hebben gemaakt. Rogier Leijsen, projectmanager van Quinso, vertelt wat de uitdagingen tijdens dit project waren.
Digitalisering als noodzakelijke stap voorwaarts
Nexeye is een Europese leider in de optische detailhandel, die momenteel bestaat uit drie voordelige optiekmerken. En is actief in vijf Europese landen – Duitsland, Nederland, België, Oostenrijk en Zweden. Alle merken samen hebben 734 winkels en meer dan 4000 werknemers.
De merken worden aangestuurd door het wereldwijde Shared Service Center met magazijn in Gorinchem. Van daaruit worden brillen, contactlenzen en lenscare producten, hoortoestellen en gehoorbescherming geleverd aan alle winkels en rechtstreeks aan de consument. Nexeye is best-in-class in omnichannel retail binnen de optiekbranche, dankzij vergaande investeringen in digitalisering en innovatie.
Van papier naar digitaal: de transformatie naar efficiëntie
Sanne Oosterhoff is als COO eindverantwoordelijke voor de logistiek bij nexeye. Hij vertelt waarom de organisatie besloot over te stappen naar digitalisering van het magazijn: “Nexeye is in een paar jaar tijd gegroeid van 450 naar meer dan 730 winkels. Om deze groei mogelijk te maken hebben we maatregelen genomen om de winkels van alle merken in de toekomst nog flexibeler, efficiënter en duurzamer te bevoorraden. We zijn van papier naar digitaal gestuurd werken gegaan, met multi order picking voor de winkels en de introductie van tablets en scanners in ons magazijn. Door digitalisering van onze werkprocessen kunnen we in de hele keten nauwkeuriger en efficiënter werken. Daarnaast kunnen we het serviceniveau naar onze labels, winkels en klanten verhogen.”
Naadloze integratie op bestaande SAP-systeem
ORBIS Logistics is een applicatie dat zorgt voor het optimale gebruik van de goederenbewegingen binnen het magazijn. Pieter van de Veer legt uit waarom nexeye voor ORBIS Logistics heeft gekozen: “ORBIS Logistics sluit naadloos aan op het bestaande SAP-systeem dat in het magazijn wordt gebruikt. Nexeye digitaliseert de processen met Quinso. Specifiek voor nexeye heeft Quinso een aantal aanpassingen doorgevoerd door het hele proces heen. Zo worden er bij goederenontvangst een aantal velden al automatisch ingevuld, wat zorgt voor een efficiënt begin van het proces. Daarnaast zijn er bij het picken van de monturen een aantal extra controles ingebouwd die bijdragen aan het tot een minimum reduceren van de foutpercentages. De mooiste verbetering zit voornamelijk aan de uitgaande kant. Bij het plaatsen van de monturen in de verzendkratten is een registratiesysteem geïmplementeerd over het aantal kratten dat naar een winkel gaat. Hiermee is de voorraadnauwkeurigheid enorm gestegen.”
Productiviteitsstijging van 10%
De grootste uitdaging tijdens het proces lag bij het meekrijgen van de mensen op de vloer. De mensen enthousiast maken dat digitalisering het werk daadwerkelijk makkelijker én efficiënter maakt. Nexeye heeft vanaf het begin de eindgebruikers meegenomen in het proces én de besluitvorming. Daarnaast is er goede communicatie geweest in de go-live en is er veel tijd gestopt in professionele training. Het werkplezier van de 20 eindgebruikers is enorm toegenomen en de productiviteit is met ruim 10% gestegen.
Optimalisatie van het pickproces: een uitdagend traject
Volgens Rogier Leijsen, vanuit Quinso verantwoordelijk voor de technische implementatie, lag de grootste uitdaging bij het implementeren van het geoptimaliseerde pickproces. “Er zijn pickwaves opgezet voor het bepalen van de optimale route door het magazijn. Dit was een uitdagend proces want pickers kunnen elkaar niet inhalen, prioriteiten veranderen gedurende de dag en de capaciteiten per kratten verschillen.” Door het vooraf volledig reorganiseren van het magazijn en het optimaliseren van de routes is het meest uit ORBIS Logistics gehaald.
Duurzame toekomst
Het resultaat van de digitalisering wordt vooral gevonden in het feit dat de capaciteit en het personeel van het magazijn beter benut worden. Ook wordt er tot wel 15.000 kilometer aan papier bespaart. Dit draagt rechtstreeks bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen. En is er een basis gelegd voor een duurzame relatie tussen nexeye en Quinso. Zo liggen er nieuwe plannen klaar om ORBIS Logistics te gebruiken voor andere productcategorieën en wordt de add-on komend jaar ook bij eyes + more geïmplementeerd.