Het afgelopen jaar heeft ons laten zien hoe snel bedrijven kunnen veranderen in tijden van crisis. Als mens blijken we flexibeler te zijn dan we ooit hadden gedacht. Ook bij de implementatie van SAP oplossingen werd ons veranderingsvermogen en die van onze klanten getest. Het meest opvallend: de implementaties gingen gewoon door en hebben zelfs tot de resultaten geleid die klanten voor ogen hadden. Wie had dat 1,5 jaar geleden gedacht? De beperkingen door COVID-19 leverden vernieuwende inzichten over hoe het ook kan. In deze blog nemen wij, Dick Verburg en Rogier Leijsen, je mee vanuit de implementatieprojecten die we het afgelopen jaar deden. En zetten we drie positieve ontwikkelingen in SAP implementaties voor jou op een rij.

1.   Partnerschap nu nog belangrijker

‘Werk thuis, tenzij het niet anders kan.’ Met deze oproep werd thuiswerken van de ene op de andere dag ineens een must. Maar hoe doe je dat dan? De implementatie van nieuwe software is namelijk altijd een inspanning vanuit zowel de techniek als de business. Wanneer we veel vanuit huis werken en niet fysiek aanwezig zijn bij de klant, dan draaien we het project al snel puur vanuit de techniek en bereiken we niet het gewenste resultaat. Daardoor worden de rol en verantwoordelijkheid van de klant, ook aan de businesskant, nog belangrijker, en ook het gezamenlijk sturen daarop. Het wederzijdse vertrouwen en het aangaan van een partnerschap is nog essentiëler geworden. Het gaat meer dan ooit om de gezamenlijke inspanning. Dit merkten we ook bij de implementatie van SAP S/4HANA Cloud bij Yanmar Marine International en bij de uitrol van SAP ECC bij Leaseweb Singapore. Deze implementaties hebben we volledig op afstand gerealiseerd en binnen de huidige omstandigheden hebben we daar het maximale resultaat neergezet. Yanmar en Leaseweb zagen het belang in van de gezamenlijke inspanning en het wederzijdse vertrouwen, waardoor de implementaties ondanks het remote werken efficiënt zijn verlopen.

2.   Hybride werken wordt het nieuwe normaal

De efficiëntie die we bij Yanmar en Leaseweb ervaarden, zijn sowieso kenmerkend voor de SAP implementaties die we het afgelopen anderhalf jaar hebben gerealiseerd. Meetings worden functioneler en strakker georganiseerd met een vooraf vastgestelde agenda.

Doordat consultants niet altijd op locatie zijn, zijn ze voor de gebruikers niet altijd toegankelijk om vragen aan te stellen. Hierdoor gaan de gebruikers eerder zelf op onderzoek uit en wordt de leercurve voor de klanten hoger. Zo wordt er meer kennis opgebouwd binnen de organisatie. Ook leidt dit aan onze kant tot meer focus en een effectievere tijdsbesteding.

De voorspelling is dan ook dat we straks meer hybride gaan werken, wat inhoudt dat we de contactmomenten bewuster gaan inplannen. Hierdoor bereiken we meer productieve interactie. De projectactiviteiten die zelfstandiger kunnen worden uitgevoerd, zoals het bouwen van het systeem, kunnen we remote blijven doen. Bijkomend voordeel hiervan is dat de reistijden van de consultants worden gereduceerd, waardoor de tijd flexibeler kan worden ingedeeld. Dit kan zorgen voor een betere werk-privé balans, zowel bij de klant als bij ons.

3.   Samenwerken in de cloud is onmisbaar

Samenwerking in de cloud is door het thuiswerken in een stroomversnelling gekomen. Zo zijn de vergaderingen via Teams niet meer uit ons leven weg te denken. Had je voor corona nog geen ervaring met video-vergaderen? Dan heb je dat de afgelopen maanden wel geleerd. Ook wij hebben moeten nadenken over het inzetten van nieuwe tools. Bij workshops tekenen we normaal gesproken veel op een bord. Hiervoor hebben we nu Mural ingezet, een online samenwerkingstool. Zo kunnen de workshops ook online effectief blijven doorgaan.

En de voordelen op locatie?

Ook zijn er fases van de implementatie die nog steeds het meest efficiënt en effectief gebeuren als we op locatie zijn. Een voorbeeld daarvan zijn de validatie workshops. Deze zijn altijd heel intensief en interactief, er wordt veel informatie gedeeld tussen twee verschillende partijen. Het uittekenen en bespreken van processen is daarbij erg belangrijk. Elkaar in de ogen kunnen kijken en lichaamstaal zien kan veelzeggend zijn en geeft de mogelijkheid om hierop in te spelen. Ook levert het spontane gesprekken en ideeën op, die nét even het verschil kunnen maken in de realisatie van een project. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor trainingen, testen en het uitvoeren van datamigratie. En het vieren van succes doen we natuurlijk ook het liefst samen. Zodra het kan willen we daarom een aantal activiteiten weer op locatie doen.

Noodzakelijke versneller

Kortom: de pandemie heeft een aantal positieve ontwikkelingen teweeg gebracht. We zagen dat wederzijds vertrouwen en het aangaan van een partnerschap nog belangrijker werden. Tegelijkertijd is duidelijk geworden dat bepaalde activiteiten uitstekend online kunnen worden uitgevoerd. En dat we workshops en trainingen bij voorkeur zo snel mogelijk weer op locatie plaats willen laten vinden. Uiteraard in zorgvuldige afstemming met de klant. Hybride werken wordt wat ons betreft dus steeds meer de standaard. En het samenwerken in de cloud? Dat is nu urgenter dan ooit, waardoor steeds meer bedrijven hier noodzakelijkerwijs op inzetten. Zo kunnen ze ook op afstand efficiënt samenwerken en zijn ze klaar voor de toekomst.

Heb je vragen over onze projecten of samenwerken in de cloud? Laat het ons dan weten. Of ben je benieuwd hoe we je kunnen helpen om de digitale transformatie binnen jouw organisatie door te voeren? Wij helpen je graag. Neem contact met ons op via dick.verburg@quinso.com of rogier.leijsen@quinso.com.

Wil je meer lezen of inspiratie opdoen? Bekijk dan ‘Je klant een stap voor zijn’.

Over Rogier Leijsen

Rogier Leijsen is een ervaren SAP Project Manager & Managing Consultant met focus op IT business processen en projectimplementaties.

Over Dick Verburg

Dick Verburg is Managing Partner en Business Consultant en heeft meer dan 15 jaar ervaring in Supply Chain Logistics in de maakindustrie en de groothandel.