Het succes van een SAP S/4HANA migratie meet je aan de hand van vooraf vastgestelde KPI’s op het gebied van procesprestaties, gebruikersadoptie en technische stabiliteit. Een migratie is geslaagd als de nieuwe omgeving aantoonbaar beter presteert dan de oude situatie en de organisatie haar strategische doelen dichterbij brengt. De vragen hieronder geven je een concreet kader om dat succes te beoordelen.
Welke KPI’s bepalen of een SAP S/4HANA migratie geslaagd is?
Een SAP S/4HANA migratie is geslaagd als de KPI’s op drie gebieden verbeteren: operationele efficiëntie, financiële prestaties en proceskwaliteit. Denk aan kortere doorlooptijden in verkoop- en logistieke processen, minder handmatige fouten, hogere on-time-in-full scores en een lagere total cost of ownership. Zonder vooraf vastgestelde meetpunten kun je geen objectief oordeel vellen.
Stel de KPI’s al in de voorbereidingsfase vast, zodat je een nulmeting hebt om later op terug te vallen. Relevante KPI’s per domein zijn:
- Financiën: doorlooptijd van factuurverwerking, nauwkeurigheid van financiële rapportages, DSO (days sales outstanding)
- Logistiek en supply chain: on-time delivery, voorraadnauwkeurigheid, orderverwerkingstijd
- Productie: overall equipment effectiveness (OEE), planningsnauwkeurigheid, uitvalpercentage
- IT en systeem: systeembeschikbaarheid, responstijden, aantal incidenten na go-live
Kies KPI’s die direct verbonden zijn aan de pijnpunten die de migratie moest oplossen. Als je migreerde omdat orderverwerking te traag was, is de verwerkingstijd na de SAP S/4HANA migratie je primaire succesmaatstaf. Zo blijft de meting relevant en stuurbaar.
Hoe meet je de gebruikersadoptie na een SAP migratie?
Gebruikersadoptie na een SAP S/4HANA migratie meet je door te kijken hoe actief en correct medewerkers het nieuwe systeem gebruiken. Hoge adoptie betekent dat gebruikers het systeem daadwerkelijk inzetten voor hun dagelijkse werk, niet dat ze eromheen werken via Excel of e-mail. Lage adoptie is een vroeg signaal dat training of procesinrichting bijgesteld moet worden.
Gebruik deze meetpunten om adoptie in kaart te brengen:
- Inlogfrequentie per gebruikersgroep: hoeveel medewerkers loggen dagelijks in en welke rollen blijven achter?
- Gebruik van kernfuncties: worden de nieuwe processen daadwerkelijk gevolgd, of wijken teams af?
- Aantal supporttickets per afdeling: veel tickets van één team wijzen op een adoptieprobleem, niet alleen een technisch probleem
- Foutpercentages in datatransacties: hoge foutpercentages duiden op onvoldoende begrip van het systeem
- Kwalitatieve feedback: korte enquêtes of gesprekken met eindgebruikers leveren inzichten op die cijfers niet tonen
Plan adoptiemetingen op vaste momenten: twee weken na go-live, na zes weken en na drie maanden. Zo zie je of adoptie groeit of stagneert en kun je gericht bijsturen.
Wat is een realistisch tijdsbestek om resultaten te zien na een SAP S/4HANA implementatie?
De eerste meetbare resultaten na een SAP S/4HANA implementatie zijn zichtbaar binnen drie tot zes maanden na go-live. Technische stabilisatie en basisprocessen draaien dan. Strategische voordelen zoals lagere operationele kosten en betere besluitvorming worden pas na zes tot twaalf maanden volledig zichtbaar, wanneer gebruikers het systeem volledig beheersen.
Houd rekening met drie herkenbare fases na go-live:
- Stabilisatiefase (0 tot 8 weken): de focus ligt op het oplossen van technische issues en het wegwerken van adoptiedrempels. KPI’s fluctueren in deze periode.
- Optimaliseringsfase (2 tot 6 maanden): processen draaien stabiel, gebruikers werken efficiënter en de eerste verbeteringen in doorlooptijden worden zichtbaar.
- Waarderealisatiefase (6 tot 12 maanden en verder): de organisatie benut de mogelijkheden van S/4HANA volledig, inclusief analytics, automatisering en betere planningscapaciteit.
Een fit-to-standard implementatieaanpak, waarbij processen worden ingericht op de standaardfunctionaliteit van SAP in plaats van andersom, verkort de stabilisatiefase aanzienlijk. Dit versnelt de time-to-value en maakt resultaten eerder meetbaar.
Welk verschil maakt een goede migratiestrategie voor de meetbaarheid van succes?
Een goede migratiestrategie maakt succes meetbaar doordat ze doelen en KPI’s vastlegt nog voordat de implementatie start. Zonder die voorbereiding ontbreekt de nulmeting en kun je achteraf niet aantonen wat de SAP S/4HANA migratie heeft opgeleverd. Een strategie die begint met het in kaart brengen van pijnpunten en doelstellingen legt de basis voor objectieve evaluatie.
Een doordachte strategie bevat minimaal:
- Een analyse van de huidige situatie, inclusief knelpunten en inefficiënties
- Heldere doelstellingen per bedrijfsdomein, gekoppeld aan meetbare KPI’s
- Een keuze voor de juiste implementatievorm, zoals Public Cloud, Private Cloud of on-premise hosting bij een hyperscaler als AWS of Azure
- Een fasering die ruimte biedt voor evaluatie en bijsturing tijdens de implementatie
- Afspraken over wie verantwoordelijk is voor het bewaken van de KPI’s na go-live
Een migratie zonder strategie leidt tot een situatie waarin iedereen na afloop een ander beeld heeft van wat succes betekent. Met een strategie spreek je van tevoren dezelfde taal en meet je achteraf aan dezelfde lat.
Hoe weet je of je SAP S/4HANA omgeving technisch goed presteert?
Een SAP S/4HANA omgeving presteert technisch goed als de systeembeschikbaarheid hoog is, responstijden binnen de afgesproken normen vallen en het aantal kritieke incidenten laag blijft. Technische prestaties zijn de basis voor alles: een traag of instabiel systeem ondermijnt gebruikersadoptie en maakt procesverbetering onmogelijk.
Volg deze technische indicatoren structureel:
- Systeembeschikbaarheid: streef naar minimaal 99,5% uptime voor productiesystemen
- Responstijden: transacties moeten binnen acceptabele tijdslimieten worden verwerkt, afhankelijk van het procestype
- Batchverwerkingstijden: nachtelijke batchjobs moeten binnen het beschikbare tijdvenster afronden
- Incidentvolume en hersteltijd (MTTR): hoeveel verstoringen zijn er per maand en hoe snel worden ze opgelost?
- Databaseprestaties: in S/4HANA draait alles op het SAP HANA in-memory platform, waardoor queryresponstijden meetbaar lager zijn dan in oudere ERP-systemen
Stel dashboards in die deze metrics automatisch bijhouden. Zo signaleer je prestatiedalingen vroeg en voorkom je dat technische problemen doorgroeien tot operationele verstoringen.
Wanneer schakel je managed services in na een SAP S/4HANA migratie?
Managed services schakel je in na een SAP S/4HANA migratie zodra het systeem stabiel draait en de focus verschuift van implementeren naar beheren en optimaliseren. Dat is doorgaans acht tot twaalf weken na go-live. Managed services zijn ook relevant als je interne beheerscapaciteit beperkt is of als je de continuïteit wilt borgen zonder een grote eigen IT-afdeling op te bouwen.
Managed services zijn met name nuttig in deze situaties:
- Je organisatie heeft geen of beperkte interne SAP-expertise voor functioneel beheer
- Je wilt garanties over responstijden bij incidenten en proactief systeembeheer
- Halfjaarlijkse SAP-updates moeten worden beoordeeld, getest en uitgerold zonder dat dit ten koste gaat van de dagelijkse operatie
- Je wilt doorlopend optimaliseren op basis van gebruiksdata en nieuwe functionaliteit, niet alleen bij problemen reageren
Managed services functioneren als verlengstuk van je eigen organisatie. Ze zorgen ervoor dat het systeem niet stilvalt na de implementatie, maar blijft meegroeien met de behoeften van je bedrijf.
Hoe wij helpen bij het meten van SAP migratie succes
Wij begeleiden organisaties niet alleen bij de implementatie, maar ook bij het aantoonbaar maken van de resultaten. Dat doen we concreet door:
- Een Digital Discovery Assessment uit te voeren waarmee we de beginsituatie vastleggen en doelstellingen vertalen naar meetbare KPI’s
- De implementatie te faseren in Discovering, Moving Smart en Walking Ahead, zodat evaluatiemomenten ingebouwd zijn
- Managed services aan te bieden als verlengstuk van je functioneel beheer, zodat het systeem na go-live blijft presteren
- Gebruik te maken van meer dan 850 SAP best practices en onze eigen branchekennis in productie, chemie, voeding en groothandel om KPI’s te benchmarken
- Add-ons zoals QMES en QSCAN in te zetten die realtime data genereren waarmee je procesprestaties direct kunt meten
Wil je weten hoe je de resultaten van jouw SAP S/4HANA migratie concreet meetbaar maakt? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de juiste aanpak voor jouw organisatie.
