In september koos White Fields voor S/4HANA Public Cloud om hun geplande groei te ondersteunen, met de ambitie om in 3 maanden live te gaan. Een ongekend snelle implementatietijd. In oktober is succesvol het systeem ingericht, in november zijn de gebruikers opgeleid en nu is de grote vraag: is de deadline van 1 januari live gaan gehaald?
In deze blog neemt projectleider Jan Tielemans je mee in de laatste fase voor de go-live: de systemen gereed maken voor productie.
December – het systeem gereed maken voor productie
In oktober en november zijn de basisprocessen ingericht en leerden de gebruikers hoe het nieuwe systeem werkt. In december zijn vervolgens de processen getest en zijn de stamgegevens in het productiesysteem opgevoerd. Vaak wordt bij een implementatietraject veel tijd besteed aan en het testen en opleiden van de gebruikers. In dit project is de strategische keuze gemaakt om iets minder tijd aan deze activiteiten te besteden en meer tijd te reserveren voor hypercare na de go-live. Deze aanpak heeft als grootste voordeel dat het systeem en de werkprocedures in de praktijk verfijnd worden samen met de gebruikers, gebaseerd op de daadwerkelijke bedrijfsprocessen. Ook biedt dit de mogelijkheid om het systeem nog beter af te stemmen op de werkelijke behoeften van de klant en de individuele gebruiker.
Jan Tielemans: ‘Ik vergelijk het graag met het bouwen van een nieuw huis. Je weet wat je wilt: de keuken, de badkamer, de vloeren en de kleuren op de muur. Maar dan vraagt de elektricien waar je de elektriciteitspunten wilt hebben. Globaal weet je waar deze moeten komen, maar pas als het huis klaar is zie je waar je ze nodig hebt. Dat ene fijne plekje met uitzicht op de tuin, waar je toch een bureau neer wilt zetten bijvoorbeeld. Als de elektricien en de bewoner samen dat proces doorlopen, is de kans het grootst dat de elektriciteitspunten op de juiste plaats zitten.’
Jan gaat verder: ‘Zo gaat het ook met het inrichten van een nieuw software systeem. Als consultant weet je wat het systeem te bieden heeft, welke best practices het beste werken. Maar je weet niet precies hoe er binnen de organisatie gewerkt wordt. Daar staat tegenover dat de gebruikers bekend zijn met alle processen, maar zij weten niet in detail welke mogelijkheden de best practices van S/4HANA bieden. Als consultant of projectleider is het dus van belang om mee te kijken met de gebruiker. Door er fysiek naast te zitten kun je ze wijzen op het gemak van de best practices én dit direct implementeren.’
Challenge de aanpak van binnenuit
Eind december is het nieuwe systeem live gezet voor alle drie bedrijven. De grootste uitdaging was niet het meekrijgen van de gebruikers, maar zat hem vooral in het maken van standaard formulieren die bij productie en levering gebruikt worden. Jan vertelt: ‘Een go-live bij een kleinere organisatie is een intensieve periode. Er werken vaak minder mensen die de administratieve processen actief gebruiken. Maar de inrichting van het systeem en de processen die er zijn, zijn niet minder dan bij een grotere organisatie. Daarom vraagt het veel van de medewerkers. Met goede begeleiding zijn ze na vier weken in staat om het systeem optimaal te gebruiken binnen de organisatie. Dit laat zien dat met beperkte inspanning de supply chain van voor tot achter gedigitaliseerd kan worden. Van belang is dat er voldoende medewerkers zijn die je aanpak als consultant kunnen uitdagen, die zeggen: “Als we dit met het systeem kunnen, kan dan dat andere proces ook niet gedigitaliseerd worden?” Dankzij hun kennis van de administratieve processen maak je het S/4HANA systeem optimaal draaiend.’
Groei mee met je klanten
Nu het systeem live staat ziet White Fields nog meer kansen voor de toekomst. Paul van den Berg, mede-eigenaar bij White Fields, vertelt: ‘ We hebben bij White Fields nu veel sneller inzicht in zowel de financiële als de logistieke processen. Daarnaast kunnen we nu voldoen aan de digitaliseringsvraag die onze klanten eisen. Supermarkten verwachten dat de levering via Electronic Data Interchange (EDI) gaat. Omdat we eerst al onze gegevens nog in Office-applicaties bij hielden, konden we alleen aan deze vraag voldoen door alles over te typen. Nu alle bedrijfsinformatie gestandaardiseerd is in het S/4HANA systeem is de foutmarge verkleind en besparen we tijd en kosten. We gaan nu doorbouwen op dit systeem door de scanners, leveranciers en transporteurs ook te integreren in het digitale logistieke proces. Waardoor we het rendement op het productieproces nog beter bewaken.’
Net als White Fields de geplande groei ondersteunen?
White Fields heeft in 3 maanden SAP S/4HANA Public Cloud geïmplementeerd, waardoor ze kunnen voldoen aan de vraag van hun klanten. Wil jij ook de geplande groei van je organisatie ondersteunen? En zo je organisatie toekomstbestendig maken? Met SAP S/4HANA Cloud, public edition, heb je alles in huis om jouw productiebedrijf klaar te stomen voor de toekomst en is de ‘sky the limit’. Durf jij het aan om net als White Fields een hoogvlieger te zijn?
Wil je lezen hoe de eerste weken van de implementatie verliepen? Lees het hier: het inrichten van de systemen en het opleiden van de gebruikers.
