Door Stef Martens en Joos van den Wittenboer


Heel wat bedrijven staan op een kruispunt, in 2027 stopt SAP met WM. De evolutie van de technologie en de markt dwingen ons kritisch te kijken naar de huidige magazijnprocessen. Heb jij al nagedacht over de toekomst van jouw warehouse management systeem? Welke oplossing is nodig om jouw magazijn met de minst mogelijke inspanning klaar te stomen voor de komende jaren? Een goed moment om de balans op te maken.

In dit blog nemen wij je graag mee in dat toch wel complexe beslissingsproces. Ook gaan we het hebben over de mogelijkheden die er al zijn. Want, SAP zou SAP niet zijn, als ze niet al een opvolger voor SAP WM hebben ontwikkeld. Stap voor stap behandelen we de onderwerpen, wij noemen het pijlers, waarmee jij bouwt aan het magazijn van de toekomst. Welke veranderingen zijn nodig? Hoe ga jij ervoor zorgen dat jouw mensen hierin meegaan? Wat neem je mee, en vooral, wat durf je los te laten?

Een echte revolutie
Zo’n 25 jaar geleden werd SAP Warehouse Management gelanceerd. Destijds een enorme revolutie op het gebied van magazijnprocessen. Orderverzameling, voorraadbeheer en -administratie. Jarenlang een succesvolle oplossing voor vele bedrijven. Maar tijden veranderen. Alles gaat sneller. Moet sneller. Kostenbesparing en duurzaamheid winnen in toenemende mate aan betekenis. Voorraden hebben we het liefst zo klein en kort mogelijk. Willen we tegemoet kunnen blijven komen aan de wensen van de klant, dan worden snelheid en gemak steeds belangrijker. Hoe flexibeler het magazijnproces, hoe eenvoudiger we kunnen inspelen op álle processen binnen het bedrijf, online én offline. Kortom, de klassieke basisfunctionaliteit van een magazijnbeheersysteem voldoet niet meer. Tijd voor iets dat wél past.

The next step: SAP Stockroom Management of SAP EWM?
Ook dit keer bewijst SAP dat ze specialist is op het gebied van magazijnsoftware. Er liggen al 2  oplossingen klaar, ter opvolging van SAP WM: Stockroom Management en Extended Warehouse Management, beide in S/4HANA.

Stockroom Management
SAP Stockroom Management is een tussenstap voor bedrijven die de overstap naar EWM nog niet direct kunnen of willen maken. Het is gericht op de basisprocessen in een magazijn, en daardoor zeer geschikt voor kleine magazijnen met handmatige bewerkingen. Het bevat de basisfuncties van Warehouse Management, maar geen uitgebreide functies zoals LE-TRM of LE-LSR. Deze oplossing biedt wat ons betreft ook een groot voordeel voor bedrijven die willen overstappen naar S/4HANA. Met SAP Stockroom Management kun je de implementatie versnellen en de risico’s blijven beperkt.

Extended Warehouse Management (EWM)
Het prestatieniveau van deze oplossing is aanzienlijk hoger dan van SAP LES-WM, de bestaande module, en SAP Stockroom Management. Voice picking, handsfree working en zelfs automatische aansturing van het magazijn behoren tot de mogelijkheden. Daarnaast werkt het vele malen flexibeler dan huidige systemen. Taken samenvoegen, splitsen of juist parallel uitvoeren, de ingebouwde cockpits en KPI’s die realtime overzicht verschaffen maken dat je continu op de hoogte bent van de status van het proces. Controle over alle processen binnen en buiten het warehouse. Ook voor EWM geldt dat het eenvoudig is te implementeren met SAP S/4HANA.

Hybride
Dan is er nog een derde oplossing: de hybride oplossing. Dit is een combinatie van de eerste twee. Het biedt de mogelijkheid om specifieke instellingen door te voeren op magazijnniveau. Zeer geschikt voor bedrijven met meerdere magazijnen.

Er is slechts één antwoord: ga op zoek naar de oplossing die past
Zoals gezegd, in 2027 stopt SAP met de doorontwikkeling van SAP Warehouse Management. Ondanks de investering die het vraagt, zien wij deze aanleiding als een kans. Immers, bedrijven die inzetten op betere technologie versterken hun concurrentiepositie. Nu je in feite wordt gedwongen tot de keuze voor een nieuw systeem, adviseren wij je om het volledige magazijnproces onder de loep te nemen. Evalueer kritisch het huidige systeem en heb het lef om de toekomst voor te bereiden met een eventueel andere aanpak dan die voor succes in het verleden zorgde. De uiteindelijke keuze is zeker niet één, twee, drie gemaakt. Zelf werken we aan de hand van een drietal pijlers, waarmee we onze klanten door het proces begeleiden. Aan de hand van interviews en (vragen)lijsten bepalen we wat de migratiebehoefte is en wat bottlenecks zouden kunnen zijn:

Pijler 1. Proces/functionaliteit
Wat heeft jouw bedrijf nodig? Wat is van toegevoegde waarde op het logistieke proces? Is dat bijvoorbeeld yard management, voor het prioriteren van aankomsten, het identificeren van trailer inhoud, het verminderen van de tijd die nodig is om vracht aan trailers toe te wijzen en het voorkomen van onnodige voertuigbewegingen?

Pijler 2. Technology
Dankzij nieuwe technieken en technologieën kunnen we steeds efficiënter werker. SAP EWM is daar een goed voorbeeld van. Het is een ver doorontwikkeld pakket. Om maar een voorbeeld te noemen: de kans is groot dat een aantal custom-built functionaliteiten in SAP WM vervangen kunnen worden door standaard EWM functionaliteiten. Steeds vaker zien we dat bedrijven kiezen voor best practices, aangevuld met maatwerk. Dit is een echte trend aan het worden.

Pijler 3. Organisatie
De implementatie van een moderne warehousing-oplossing is complex en daarmee een flinke belasting voor de logistieke en de IT-organisatie. Ook op de rest van de organisatie heeft het impact. Van medewerkers wordt verlangd dat ze zich aanpassen, terwijl mensen juist van nature huiverig zijn om hun denk- en werkwijze te veranderen. Wij vinden het belangrijk dat het aandachtspunt van verandermanagement ligt bij de mensen die direct met de veranderingen te maken krijgen. Deze drie onderwerpen helpen je om mensen in beweging te krijgen:

  1. Duidelijke communicatie naar de werknemers. Niet alleen de rationele kant van de veranderingen, maar juist de emotionele aspecten moeten worden meegedeeld.
  2. Medewerkers moeten zich betrokken voelen bij de veranderingen. De verandering moet van hen en voor hen zijn.
  3. De veranderingen moeten tot diep in de kern van de organisatie doordringen. Medewerkers blijven vaak hangen in oud gedrag. Na doorvoering moeten de veranderingen daarom langere tijd worden benadrukt, zodat ze een inherent onderdeel van de organisatie worden.

Eerst zien, dan geloven
Een bedrijf dat sinds kort, succesvol, gebruik maakt van SAP Extended Warehouse Management is De Klok Dranken, onderdeel van Grolsch, de groothandel die horecagelegenheden door het hele land tijdig voorziet van drankbenodigdheden. In het verleden deden ze alles op papier. Een flinke groei zorgde voor een toename van volumes, het assortiment breidde uit en ze kregen steeds meer klanten. Dit zette druk op de analoge warehouseprocessen met als resultaat lange picklijsten en een gebrekkig overzicht over de voorraad. Het werd onhoudbaar voor het bedrijf om zo door te gaan. Er moest gedigitaliseerd worden.

Tijdens het digitaliseringstraject heeft Quinso zoveel mogelijk werkprocessen van De Klok ingericht volgens bewezen best practice standaarden voor retail. Daardoor hoefde er slechts 20 procent van de processen aangepast te worden voor De Klok specifieke processen. Het volgen van best practices zorgde voor een korte implementatietijd en maakte het makkelijk om snel vervolgstappen te zetten met SAP EWM. En dankzij RF scanners en voicepicking werkt De Klok Dranken nu écht papierloos in de vijf distributiecentra die het bedrijf telt.

Harry Smits, verantwoordelijk voor de distributie en klantenservice van De Klok Dranken, vertelt waarom de organisatie besloot om haar distributieprocessen te digitaliseren (bekijk het filmpje).

Ben jij die logistiek, IT of supply chain manager? En wil jij jouw inhoudelijke kennis vergroten die je helpt bij de keuze voor de beste oplossing voor jouw magazijn? Neem dan deel aan het webinar ‘Van SAP WM naar EWM. Welke route kies jij?op woensdag 8 april, om 13:30 uur. Stef Martens en Joos van den Wittenboer, experts op gebied van SAP logistieke oplossingen, nemen je graag mee in hoe je een dergelijk complex proces tot een succes kunt maken. Na afloop weet jij wat nodig is om te komen tot een toekomstbestendig magazijn.