Wat is SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA is de nieuwste generatie ERP-software van SAP, gebouwd op de in-memory database SAP HANA. Het systeem verwerkt en analyseert bedrijfsdata in realtime, waardoor je altijd actueel inzicht hebt in je financiën, inkoop, verkoop, productie en logistiek. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SAP S/4HANA, van de kernfuncties tot het migratieproces.

Wat maakt SAP S/4HANA anders dan traditionele ERP-systemen?

Het grootste verschil is de onderliggende technologie. Traditionele ERP-systemen slaan data op schijf op en verwerken transacties sequentieel. SAP S/4HANA gebruikt een in-memory database, wat betekent dat data in het werkgeheugen van de server wordt opgeslagen. Dit maakt realtime verwerking en analyse mogelijk, zonder vertraging.

Concreet levert dat deze voordelen op ten opzichte van oudere systemen:

• Realtime inzicht: je ziet actuele cijfers over voorraad, omzet en productie, niet de stand van gisteren.
• Eenvoudigere datastructuur: S/4HANA werkt met een vereenvoudigd datamodel, waardoor minder tabellen nodig zijn en het systeem sneller reageert.
• Moderne gebruikersinterface: via SAP Fiori werk je met een intuïtieve, rolgebaseerde interface die ook op mobiele apparaten werkt.
• Geïntegreerde intelligentie: functies zoals machine learning en voorspellende analyses zijn standaard ingebouwd, niet achteraf toegevoegd.

Traditionele ERP-systemen vereisen vaak uitgebreid maatwerk en aparte rapportagetools om vergelijkbare inzichten te bieden. Met SAP S/4HANA zijn die mogelijkheden direct beschikbaar als onderdeel van het platform.

Wat zijn de belangrijkste functies van SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA dekt alle kernprocessen van een organisatie in één geïntegreerd systeem. De belangrijkste functiegebieden zijn financieel beheer, inkoop, verkoop, productie, logistiek en supply chain planning. Elk onderdeel werkt op dezelfde database, waardoor data direct beschikbaar is over alle afdelingen heen.

De meest gebruikte functiegebieden op een rij:

• Finance: realtime financiële rapportages, consolidatie en afsluiting van periodes zonder aparte rapportagesystemen.
• Inkoop: geautomatiseerde inkoopprocessen, factuurverwerking en leveranciersbeheer.
• Verkoop: orderbeheer, prijsstelling en klantinzicht vanuit één systeem.
• Productie: productieplanning, capaciteitsbeheer en shopfloor-aansturing.
• Logistiek en magazijn: voorraadbeheer, goederenontvangst en verzending, ondersteund door mobiele toepassingen.
• Supply chain planning: vraagprognoses, voorraadoptimalisatie en scenario-analyses via geïntegreerde planningsmodules.

Bovenop deze standaardfuncties biedt het platform mogelijkheden voor geavanceerde supply chain planning via SAP IBP, dat vraag en aanbod in balans brengt met behulp van algoritmen en wat-als-simulaties. Dit maakt S/4HANA relevant voor organisaties met complexe supply chains en wisselende klantvraag.

Wat is het verschil tussen SAP S/4HANA Cloud en on-premise?

Het verschil zit in waar het systeem draait en wie het beheert. Bij de cloudversie host SAP het systeem in haar eigen datacenters en beheert ze de infrastructuur, updates en beveiliging. Bij on-premise installeer je het systeem op je eigen servers en draag je zelf de verantwoordelijkheid voor beheer en onderhoud.

SAP S/4HANA Cloud (Public Edition)

De cloudversie is gestandaardiseerd en werkt op basis van best practices. Updates worden automatisch doorgevoerd, waardoor je altijd op de nieuwste versie werkt. Maatwerk is beperkt, maar de implementatietijd is korter en de kosten zijn voorspelbaarder. Dit maakt de cloudversie aantrekkelijk voor organisaties die snel operationeel willen zijn en geen uitgebreide IT-afdeling hebben.

SAP S/4HANA On-Premise

De on-premise variant biedt meer flexibiliteit voor maatwerk en configuratie. Je bepaalt zelf wanneer je updates doorvoert. Dit is een voordeel als je specifieke procesvereisten hebt die afwijken van de standaard. De keerzijde is een hogere initiële investering in hardware en een grotere beheerslast voor je eigen IT-team.

Voor de meeste middelgrote bedrijven in de industrie en groothandel is de cloudversie de meest praktische keuze, vanwege de lagere drempel, snellere implementatie en de doorlopende innovatie die SAP automatisch toevoegt.

Voor welke bedrijven is SAP S/4HANA geschikt?

SAP S/4HANA is geschikt voor middelgrote en grote organisaties die hun bedrijfsprocessen willen integreren, automatiseren en toekomstbestendig maken. Het systeem is met name relevant voor bedrijven in de industrie, maakindustrie, chemie, voeding en groothandel, waar complexe supply chains en nauwkeurige productieplanning een grote rol spelen.

Herkenbare situaties waarbij S/4HANA een goede keuze is:

• Je werkt met meerdere losse systemen voor productie, inkoop en financiën, wat leidt tot dubbel werk en fouten.
• Je mist realtime inzicht in voorraad, productiecapaciteit of financiële prestaties.
• Je groeit internationaal en hebt behoefte aan een systeem dat meerdere landen, valuta’s en talen ondersteunt.
• Je huidige ERP-systeem nadert het einde van zijn ondersteuningsperiode.
• Je wil processen automatiseren en minder afhankelijk zijn van handmatige handelingen.

Voor het mkb in de maakindustrie bieden wij Quinso Production on S/4HANA aan: een vooraf geconfigureerde cloudoplossing die alle productie- en supply chainprocessen samenbrengt in één systeem, doorgaans implementeerbaar binnen 16 tot 20 weken.

Hoe verloopt een migratie naar SAP S/4HANA?

Een migratie naar SAP S/4HANA verloopt in stappen: van een inventarisatie van je huidige processen en systemen, via ontwerp en configuratie, naar testen, training en livegang. De exacte aanpak hangt af van of je migreert vanuit een bestaand SAP-systeem of een nieuw systeem implementeert.

De typische stappen in een S/4HANA-implementatie:

1. Assessment: bepaal welke processen je wil verbeteren en welke best practices aansluiten bij jouw organisatie.
2. Ontwerp: configureer het systeem op basis van standaard best practices, aangevuld met organisatiespecifieke instellingen.
3. Bouw en test: richt het systeem in, voer datamigraties uit en test alle processen grondig.
4. Training: zorg dat gebruikers het nieuwe systeem kennen voordat je live gaat.
5. Livegang en nazorg: schakel over naar het nieuwe systeem en zorg voor begeleiding in de eerste weken.

Bij een fit-to-standard aanpak pas je je processen aan op de standaard van het systeem, in plaats van het systeem aan te passen aan je huidige werkwijze. Dit verkort de implementatietijd en vermindert de kans op technische schulden op de lange termijn. De implementatie verloopt stapsgewijs, zodat je bestaande bedrijfsvoering niet in gevaar komt.

Wanneer is het de juiste tijd om over te stappen op S/4HANA?

De juiste tijd om over te stappen is wanneer je huidige systeem je groei belemmert, het einde van de ondersteuning nadert, of wanneer je merkt dat je te veel tijd kwijt bent aan handmatige processen en het ophalen van informatie uit meerdere bronnen. SAP heeft aangekondigd dat de ondersteuning voor oudere SAP ERP-versies stopt, wat voor veel organisaties een concrete aanleiding is.

Signalen dat het tijd is voor een overstap:

• Je werkt nog met SAP ECC of een ander legacy ERP-systeem dat de komende jaren uit ondersteuning gaat.
• Rapportages kosten te veel tijd omdat data uit meerdere systemen gecombineerd moet worden.
• Je supply chain reageert te traag op verstoringen of veranderingen in de klantvraag.
• Nieuwe medewerkers hebben moeite met het huidige systeem door de verouderde interface.
• Je wil groeien, maar je IT-landschap schaalt niet mee.

Wacht niet tot het laatste moment. Een migratie kost tijd en vraagt voorbereiding. Organisaties die vroeg beginnen met de verkenning, hebben meer ruimte om de overgang zorgvuldig te plannen en de voordelen van S/4HANA eerder te benutten.

Hoe wij helpen met de overstap naar SAP S/4HANA

Wij begeleiden organisaties in de industrie en groothandel bij elke stap van hun overstap naar SAP S/4HANA, van de eerste verkenning tot doorlopend beheer na de livegang. Als SAP Gold Partner combineren we diepgaande SAP-kennis met brede branchekennis, zodat we niet alleen het systeem implementeren maar ook meedenken over je processen.

Wat we concreet bieden:

• Digital Discovery Assessment: samen bepalen we welke best practices aansluiten bij jouw specifieke bedrijfsprocessen.
• Quinso Production on S/4HANA: een kant-en-klare cloudoplossing voor het mkb in de maakindustrie, implementeerbaar in 16 tot 20 weken.
• Eigen add-ons: QSCAN voor mobiel magazijnbeheer, QMES voor shopfloor-aansturing en QMONITOR voor procesbewaking.
• Managed services: wij fungeren als verlengstuk van je functioneel beheer, zodat je systeem altijd optimaal werkt.
• Integratieconsultancy: koppelingen met aanvullende oplossingen zoals SAP IBP voor supply chain planning of geautomatiseerde factuurverwerking.

Wil je weten wat een overstap naar SAP S/4HANA voor jouw organisatie betekent? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.