De meest gemaakte fouten bij een SAP S/4HANA migratie liggen op vier gebieden: slechte datakwaliteit, onderschatte projectplanning, gebrekkig change management en te veel maatwerk. Organisaties die deze valkuilen niet tijdig herkennen, lopen vertraging op, overschrijden budgetten of halen de verwachte voordelen van S/4HANA niet. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over veelgemaakte fouten bij een SAP S/4HANA migratie en geeft je concrete handvatten om ze te vermijden.
Welke fase van de SAP S/4HANA migratie gaat het vaakst mis?
De voorbereidingsfase gaat het vaakst mis bij een SAP S/4HANA migratie. Organisaties onderschatten hoeveel werk er zit in het analyseren van bestaande processen, het opschonen van data en het bepalen van de juiste implementatieroute. Wie deze fase overslaat of te snel doorloopt, betaalt de prijs tijdens de implementatie zelf.
Een goede voorbereiding begint met het beantwoorden van een aantal concrete vragen. Welke bedrijfsprocessen wil je verbeteren? Welke huidige processen sluiten aan op de meer dan 850 beschikbare SAP best practices? En waar wil je bewust van afwijken? Zonder antwoord op deze vragen start je een migratie zonder een duidelijk fundament.
Een Digital Discovery Assessment helpt je deze vragen gestructureerd te beantwoorden. Daarin analyseer je samen met medewerkers welke processen aansluiten op de standaard best practices en welke uitzonderingen je wilt maken. Dat geeft je een helder vertrekpunt en voorkomt verrassingen later in het traject.
Wat zijn de gevolgen van slechte datakwaliteit bij een S/4HANA migratie?
Slechte datakwaliteit is een van de meest onderschatte oorzaken van mislukte SAP S/4HANA migraties. Wanneer je vervuilde, incomplete of dubbele data meeneemt naar het nieuwe systeem, werkt S/4HANA niet naar behoren. Processen lopen vast, rapportages kloppen niet en medewerkers verliezen vertrouwen in het systeem.
De gevolgen zijn concreet en merkbaar:
- Foutieve voorraadinformatie leidt tot verkeerde inkoopbeslissingen
- Onjuiste klant- of leveranciersdata vertraagt order- en factuurverwerking
- Historische data die niet goed gemigreerd is, maakt analyses onbetrouwbaar
- Medewerkers corrigeren handmatig, wat tijd kost en nieuwe fouten introduceert
S/4HANA werkt op basis van realtime data en in-memory verwerking. Dat is een groot voordeel, maar alleen als de onderliggende data klopt. Investeer daarom ruim voor de livegang in een grondige datareiniging. Breng in kaart welke stamdata je meeneemt, verwijder duplicaten en valideer de kwaliteit per datatype. Dit is geen eenmalige actie, maar een continu proces dat al vroeg in de projectplanning moet beginnen.
Hoe beïnvloedt een onderschatte projectplanning een SAP migratie?
Een onderschatte projectplanning is een van de meest voorkomende SAP migratieproblemen. Organisaties plannen te krap, houden geen rekening met tegenvallers en onderschatten de interne capaciteit die nodig is. Het gevolg: deadlines worden niet gehaald, kosten lopen op en de kwaliteit van de implementatie lijdt eronder.
Twee factoren worden structureel onderschat:
Interne beschikbaarheid van medewerkers
Een SAP S/4HANA migratie vraagt actieve betrokkenheid van medewerkers uit de business. Zij kennen de processen en moeten keuzes valideren, testen en goedkeuren. In de praktijk zijn deze mensen ook gewoon verantwoordelijk voor hun dagelijkse werk. Zonder expliciete tijdreservering ontstaat er een conflict tussen de projectvereisten en de operationele taken.
De intensiteit van de testfase
Testen wordt vaak te laat ingepland en er wordt te weinig tijd voor uitgetrokken. Integratietesten, gebruikersacceptatietesten en regressietesten kosten meer tijd dan verwacht, zeker als er fouten opduiken die hersteld moeten worden. Plan de testfase ruim in en start er eerder mee dan je denkt nodig te hebben.
Een fit-to-standard aanpak, waarbij je bedrijfsprocessen aanpast aan de standaardfunctionaliteit van SAP in plaats van andersom, verkort de doorlooptijd aanzienlijk. Implementaties zoals Quinso Production on S/4HANA zijn hierdoor doorgaans binnen 16 tot 20 weken live.
Waarom mislukt change management zo vaak bij SAP S/4HANA trajecten?
Change management mislukt bij SAP S/4HANA trajecten omdat organisaties het te laat opstarten en het te veel als een communicatietaak zien in plaats van als een veranderproces. Medewerkers worden pas betrokken als het systeem al gebouwd is, terwijl weerstand en adoptie al veel eerder bepaald worden.
Een S/4HANA migratie verandert niet alleen de software, maar ook de manier waarop mensen werken. Processen worden gestandaardiseerd, vertrouwde schermen verdwijnen en nieuwe workflows vragen aanpassing. Wie dat niet begeleidt, krijgt te maken met:
- Medewerkers die het nieuwe systeem vermijden of omzeilen
- Lage adoptie na de livegang, waardoor de voordelen van S/4HANA niet gerealiseerd worden
- Verhoogde druk op de helpdesk en functioneel beheer
- Verlies van productiviteit in de eerste weken na go-live
Effectief change management start bij de start van het project. Betrek sleutelpersonen vroeg, communiceer open over wat er gaat veranderen en waarom, en zorg voor gerichte training per rol. De gebruikersinterface van S/4HANA is gebaseerd op SAP Fiori, wat werken intuïtiever en mobielvriendelijker maakt. Maar ook een gebruiksvriendelijke interface vraagt gewenning. Train medewerkers niet alleen op de knoppen, maar ook op de nieuwe manier van werken.
Hoe voorkom je maatwerk-problemen tijdens een S/4HANA migratie?
Maatwerk-problemen voorkom je door zo min mogelijk af te wijken van de standaard SAP-functionaliteit. Elk stukje maatwerk verhoogt de complexiteit, verlengt de implementatietijd en maakt toekomstige updates lastiger. De meest gemaakte fout is maatwerk uit het oude systeem één-op-één meenemen naar S/4HANA zonder kritisch te kijken of het nog nodig is.
SAP S/4HANA bevat meer dan 850 best practices die zijn ontwikkeld en verfijnd in samenwerking met toonaangevende organisaties. In veel gevallen dekt de standaardfunctionaliteit al wat organisaties denken alleen met maatwerk te kunnen oplossen. De vraag is niet: “Hoe bouwen we dit na in S/4HANA?” maar: “Waarom deden we dit eigenlijk zo en is er een betere standaardmanier?”
Praktische stappen om maatwerk te beperken:
- Inventariseer alle maatwerk uit het huidige systeem voor de start van het project
- Beoordeel per aanpassing of de standaard S/4HANA-functionaliteit hetzelfde resultaat levert
- Accepteer dat processen soms aangepast moeten worden aan het systeem, niet andersom
- Gebruik het SAP Business Technology Platform (BTP) voor uitbreidingen die echt nodig zijn, zodat de kern schoon blijft
Wanneer is een gefaseerde migratie beter dan een big bang aanpak?
Een gefaseerde migratie is beter dan een big bang aanpak wanneer je organisatie complex is, meerdere locaties of entiteiten heeft, of wanneer de risico’s van een volledige overstap in één keer te groot zijn. Bij een big bang ga je op één moment live met het volledige systeem. Bij een gefaseerde aanpak rol je S/4HANA stap voor stap uit, per module, regio of bedrijfsonderdeel.
Kies voor een gefaseerde migratie als:
- Je organisatie internationaal actief is met meerdere entiteiten
- Bepaalde bedrijfsonderdelen meer tijd nodig hebben voor voorbereiding
- De operationele risico’s van een volledige overstap te groot zijn
- Je wilt leren van een eerste uitrol voordat je opschaalt
Kies voor een big bang aanpak als:
- Je organisatie relatief eenvoudig en overzichtelijk is
- Processen sterk met elkaar verweven zijn en moeilijk los te koppelen zijn
- Je snel wilt profiteren van de voordelen van S/4HANA als geïntegreerd systeem
- De voorbereidingsfase grondig is afgerond en de risico’s beheersbaar zijn
Er is geen universeel juist antwoord. De keuze hangt af van de complexiteit van je organisatie, de kwaliteit van de voorbereiding en de beschikbare capaciteit. Beide aanpakken kennen risico’s. Bij een big bang is de impact van fouten groter, maar duurt de transitieperiode korter. Bij een gefaseerde aanpak heb je meer controle, maar beheer je tijdelijk twee systemen naast elkaar.
Hoe wij helpen bij een succesvolle SAP S/4HANA migratie
Wij begeleiden organisaties in de industrie en groothandel bij elke stap van hun migratie naar SAP S/4HANA. Onze aanpak is praktisch, gericht op resultaat en gebaseerd op jarenlange ervaring met SAP-implementaties bij productiebedrijven en groothandels.
Wat je van ons krijgt:
- Een Digital Discovery Assessment waarmee we samen bepalen welke best practices aansluiten bij jouw processen en waar je wilt afwijken
- Een fit-to-standard implementatiemethode die maatwerk minimaliseert en de doorlooptijd verkort
- Begeleiding bij datakwaliteit, change management en projectplanning, zodat je niet voor verrassingen komt te staan
- Toegang tot meer dan 850 SAP best practices via Quinso Production on S/4HANA, speciaal geconfigureerd voor de maakindustrie en groothandel
- Doorlopende ondersteuning na de livegang via managed services en functioneel beheer
Wil je weten welke fouten jouw organisatie kan vermijden en wat de beste aanpak is voor jouw migratie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
