Bedrijfssoftware die ‘on-demand’ beschikbaar is. Standaard, kant-en-klaar, met een user interface die makkelijk aan te passen is aan je persoonlijke voorkeuren. Een omgeving waarin je alleen de business processen activeert die nodig zijn voor jouw bedrijf. Een exotische belofte of realiteit? Nu we S/4HANA Cloud daadwerkelijk geïmplementeerd hebben kunnen we de proef op de som nemen. Annemarie de Jong, een ervaren SAP consultant met meer dan 20 jaar ervaring, is enthousiast. “Eigenlijk wil ik alleen nog maar op deze manier werken.”

De voorbije jaren heeft SAP de wereld langzaam voorbereid op de overstap van standaard on-premise ERP naar ERP in de cloud. SAP beperkte zich niet tot de software alleen. Om de nieuwe oplossing – SAP S/4HANA Cloud – gestroomlijnd uit te rollen binnen organisaties, introduceerde SAP een nieuwe, verbeterde, agile projectmethodiek. Inmiddels hebben we de bij Quinso de eerste implementatietrajecten achter de rug.

Tijd om de balans op te maken.

Ja vast, hoor ik je denken. Dat is vast een gevalletje ‘Wij van WC-Eend adviseren WC Eend’. Quinso verkoopt SAP diensten en SAP licenties. Hoe objectief is die mening dan helemaal?” Nou, die mening is behoorlijk objectief, kan ik je garanderen. Wij volgen de ontwikkelingen bij SAP vol interesse, maar ook super-superkritisch. Precies omdat wij een SAP-huis zijn. Wij zijn het aan onze klanten én aan onszelf verplicht om innovaties van SAP voortdurend tegen het licht te houden en kritisch te evalueren.

In dit blog onderzoek ik in hoeverre SAP S/4HANA Cloud de hooggespannen verwachtingen weet in te lossen. Bovendien geef ik antwoord op de vraag of je mij en mijn collega’s nog wel nodig hebt met zo’n klik-klik-klaar systeem. En je ontdekt wat het antwoord op die vraag met het jeugdboek Koning van Katoren van Jan Terlouw te maken heeft.

Alleen maar uploaden en je bent live

S/4HANA Cloud is volledig voorgeconfigureerd, draait helemaal in de cloud en is écht internet-based. In het verleden hoorden we dat laatste ook vaak. Toch bleek je dan alsnog Citrix nodig te hebben of een VPN-verbinding. Met de introductie van S/4HANA Cloud kan dat nu allemaal de deur uit. Je hebt altijd toegang tot je systeem en kunt overal aanloggen, waar je ook bent.

Omdat de software internet-based is, kun je nu ook veel makkelijker op- en afschalen. Dat geldt voor users, maar ook voor functionaliteiten. Nieuwe functionaliteit activeren doe je in een oogwenk. En het werkt. Direct.

En omdat de software helemaal voorgeconfigureerd is, is implementeren eenvoudiger geworden. Eigenlijk hoef je alleen je masterdata nog maar te uploaden, om vervolgens meteen aan de slag te kunnen. Dat is de belofte. Natuurlijk is de praktijk wat weerbarstiger. Maar in essentie klopt het wel degelijk. Als je processen heel simpel houdt, is dit de manier waarop je S/4HANA Cloud zou kunnen implementeren. Aanzetten, masterdata uploaden en aan de slag.

Een projectmethodologie die werkt

Het uitrollen en configureren van S/4HANA Cloud gaat heel anders dan je misschien gewend bent. S/4HANA Cloud gaat uit van standaard ingebakken functionele stromen en kant en klare deelprocessen (Best Practices) die internationaal hun succes bewezen hebben. Zo min mogelijk maatwerk, is het motto.

Bij het activeren van de software is het voor mij vooral zaak om samen met de opdrachtgever goed te bepalen welke Best Practices het beste ingezet kunnen worden en hoe deze optimaal ingeregeld kunnen worden. SAP introduceerde hiervoor een projectmethodiek waarin werkelijk alles zit dat je nodig hebt. Inclusief een systeem om mee te starten, documentatie en zoiets praktisch als testscripts.

Inmiddels heb ik de nodige ervaring opgedaan met deze methodologie. Met twintig jaar SAP implementatie-ervaring in mijn rugzak had ik aanvankelijk behoorlijk wat reserves. Ik durf best te zeggen dat ik om ben. Standaard software in de cloud werkt. En laten we eerlijk zijn: het eindeloos specificeren van maatwerk is niet het leukste werk dat er bestaat. Ik ben veel liever met de processen zelf bezig. S/4HANA Cloud geeft je die mogelijkheid. Deze aanpak bespaart organisaties tijd en – mogelijk – geld. Eigenlijk wil ik alleen nog maar op deze manier werken.

Makkelijker en scherper scopen

Als je dan daadwerkelijk aan het implementeren bent, is het in de gaten houden van de scope – de wensen en eisen waaraan de software moet voldoen – van je project misschien wel de grootste uitdaging. Dat geldt voor ieder IT-project. Voor je het weet begint je project te groeien en gaan de wensen, de eisen en daarmee het project alle kanten op. Met S/4HANA Cloud kun je supergoed scopen, hebben wij de afgelopen tijd gemerkt.

De manier waarop je het systeem configureert, werkt heel intuïtief. Het is helemaal niet meer nodig om te kunnen coderen. Apps klik je intuïtief in elkaar. De Young Professionals die bij Quinso werken, kunnen dit niet alleen verrassend goed, maar vinden het ook leuk om op deze manier te werken. Ik geloof dan ook dat deze manier van werken de IT-wereld op z’n kop gaat zetten.

Je moet natuurlijk wel goed blijven nadenken bij het bepalen van de scope, het definiëren van de processen en de organisatie blauwdruk. Vergelijk het maar met het doolhof dat je vroeger in de Donald Duck vond. Je loste zo’n doolhof het snelst op door bij het doel te beginnen en terug te werken naar de ingang. Bij het bouwen van apps of het inrichten van systemen werkt dat ook zo; denk eerst na over het eindresultaat. Dat eindresultaat is meestal financieel gedreven. Vervolgens is het de vraag welke data je nodig hebt om dat eindresultaat te bereiken en hoe die data in het systeem komt. Als je dat allemaal weet, kun je je weg terugwerken door het doolhof. Door de gebruiksvriendelijkheid van S/4HANA Cloud en de bijbehorende accelerators (zoals bijgeleverde testscripts en tutorials) is het veel makkelijker geworden om dat doolhof op te lossen.

Change management is nóg belangrijker geworden

S/4HANA Cloud is een systeem dat je bijna met een paar drukken op de knop lanceert en inricht, bij voorkeur op basis van business processen die hun nut overal ter wereld al jaren bewijzen. Een keuze voor S/4HANA Cloud is dus ook een keuze voor andere, eenvoudigere processen. Met de keuze voor S/4HANA Cloud dwing je af dat je organisatie slimmer en efficiënter gaat werken. Het klinkt misschien als een open deur, maar het is belangrijk dat je collega’s en afdelingen stap voor stap meeneemt in die veranderingen.

Samenvattend: mijn eerste ervaringen met S/4HANA Cloud en de implementatiemethodiek zijn positief. Met de introductie van S/4HANA Cloud is de belofte van software die makkelijk te activeren is behoorlijk waargemaakt.

Mensen stellen me regelmatig de vraag of consultants nog wel nodig zijn, als IT bij wijze van spreken uit de kraan komt. Da’s een interessante vraag. Wij zien dat het werk van de consultant langzaam maar zeker verandert door de opkomst van cloud en de keuze voor standaardprocessen. Implementaties zijn steeds minder vaak technische IT-operaties. De nadruk ligt meer en meer op het zakelijke en menselijke aspect. Op de wensen van de klant. Op de wensen van de business. Op de vele kansen die de keuze voor standaardprocessen biedt. En op het change-aspect.

Koning van Katoren

Ik ben van mening dat consultants onmisbaar blijven. Op dit moment lees ik het boek Koning van Katoren voor aan mijn zoontje. Dat boek van Jan Terlouw gaat over een jongen van 17 die zeven geweldig moeilijke opdrachten moet vervullen om koning van Katoren te kunnen worden. Tot verbazing en ongenoegen van de zes ministers die het land besturen, lukt hem dat. Zijn meerwaarde? Een frisse blik. En het vermogen om vanuit nieuwe, verrassende oogpunten naar uiteenlopende uitdagingen te kijken. Daar zit ‘m de crux, volgens mij. Want dat is precies wat mijn collega’s en ik graag doen: met een frisse blik naar een organisatie kijken, slimme oplossingen vinden en resultaten boeken zodat onze klanten koning kunnen worden.

Meer weten? Dan mag je dit event niet missen!

Wil je meer weten over S/4HANA Cloud en de manier waarop dit ERP-systeem maakbedrijven helpt om zich te ontwikkelen tot een Intelligent Manufacturer? Dan nodig ik je heel graag uit voor het event ‘Becoming an Intelligent Manufacturer’ dat wij organiseren op woensdag 22 januari 2020.

Wil je ‘Becoming an Intelligent Manufacturer’ bijwonen? Registreer dan vandaag nog. Ben er op tijd bij want het aantal beschikbare plaatsen is beperkt. Jouw deelname is kosteloos.