White Fields, producent en deels verpakker van witte en bruine champignons, heeft de afgelopen jaren een ongekende groei doorgemaakt. Hierdoor voldeed hun werkwijze niet meer. Om de geplande groei te ondersteunen en te kunnen blijven voldoen aan de vraag van hun klanten kozen zij voor S/4HANA Public Cloud. In slechts 3 maanden implementeerden we dit bij White Fields.
Jan Tielemans, projectleider vanuit Quinso, en Paul van de Berg, mede-eigenaar bij White Fields, nemen je mee in het verloop van het project en vertellen wat de eerste resultaten zijn.
Oktober: inrichten van het nieuwe systeem
Tijdens de eerste fase van het implementeren van S/4HANA Cloud worden de systemen ingericht. White Fields werkte voor hun administratieve processen met officeapplicaties. Voor de geplande groei is het van belang dat dit door geïntegreerde software gedigitaliseerd wordt. Uiteraard wil je als organisatie niet dat processen hierdoor complexer worden. Daarom is het van belang om de digitalisering te beperken tot de basisprocessen die absoluut gedigitaliseerd moeten worden. Jan Tielemans vertelt: ‘In de eerste fase van het project ben ik bezig met inzicht krijgen in de basisprocessen. Welke data heb ik specifiek nodig om het nieuwe systeem te laten werken?Dit betekent ook keuzes maken. Consultants willen vaak meer processen digitaliseren dan voor de klant absoluut nodig is.’
Jan heeft een mooie vergelijking: ‘Het is alsof je als consultant de haas bent van je klant tijdens zijn eerste 5 km-wedstrijd. Jij weet precies hoe hard je kan lopen en welk tempo je aan moet houden om jouw beste tijd neer te zetten. Maar de klant doet dit voor het eerst. Als je op jouw tempo door blijft lopen, verliest de klant jouw uit het zicht. Daarom is het belangrijk om altijd in je achterhoofd te houden dat de mensen die met het nieuwe systeem gaan werken niet de achterliggende kennis en ervaring hebben die jij wel hebt. Door bij White Fields voor nu alleen de basisprocessen te digitaliseren, in dit geval het digitaliseren van het voorraadbeheer en de partijenregistratie, nemen we de werknemers mee in de overstap.’
November – opleiden van de gebruikers
De maand november markeerde een essentiële fase in de implementatie van S/4HANA Cloud bij White Fields: het opleiden van de werknemers die S/4HANA gaan gebruik.
Nadat in oktober de systemen van de basisprocessen zijn ingericht, konden de gebruikers nu praktische ervaring op doen in het beheren van stamgegevens in S/4HANA. ‘Bij grote projecten bieden we de gebruikers van het nieuwe systeem altijd een trainingstraject aan. Dit voelt voor hen vaak als een ‘moetje’, terwijl het één van de belangrijkste aspecten van het traject is’, vertelt Jan.
‘De White Fields organisatie heeft besloten een klein deel van de processen al vanaf november in de productie-omgeving op te starten. Dit gaf de mogelijkheid een deel van de training werkelijk on the job uit te voeren. Gebruikers krijgen training en ondersteuning bij het uitvoeren van deze werkzaamheden in de productie-omgeving. Dit zorgt ervoor dat het getrainde voor gebruikers ook direct heel herkenbaar is. En wij ontvangen direct feedback over wat praktisch beter kan werken in het nieuwe systeem’, vervolgt Jan zijn verhaal. ‘Voor de gebruikers is het een voordeel om te werken vanuit de praktijk, want daardoor komt het werk niet stil te liggen.’
‘Doordat we snel willen implementeren was de maand november, naast het opleiden van de gebruikers, in zijn geheel een uitdaging,’ legt Jan uit, ‘Omdat we het productieproces en de daarbij behorende administratieve taken niet wilden stilleggen, liepen we tegen problemen aan waar we aanvankelijk niet aan hadden gedacht. Zo bleek het omslachtiger om de bestaande rekenschema’s die White Fields gebruikt, te vertalen naar het rekeningschema in S/4HANA. Een factuur bestaat uit verschillende componenten. Deze componenten worden allemaal aangegeven met een nummer, zoals bijvoorbeeld de grondstofkosten. White Fields werkt voor de facturatie met een extern boekhoudingskantoor. Ook zij speelden dus een rol in het omzetten hiervan. Dat zorgde voor een extra communicatiekanaal waar we vooraf geen rekening mee hebben gehouden. Bij elkaar kostte dit dus meer tijd dan we verwacht hadden.’
December – het systeem gereed maken voor productie
In december zijn vervolgens de processen getest en zijn de stamgegevens in het productiesysteem opgevoerd. Vaak wordt bij een implementatietraject veel tijd besteed aan het testen en opleiden van de gebruikers. In dit project is de strategische keuze gemaakt om iets minder tijd aan deze activiteiten te besteden en meer tijd te reserveren voor hypercare na de go-live. Deze aanpak heeft als grootste voordeel dat het systeem en de werkprocedures in de praktijk verfijnd kunnen worden samen met de gebruikers, gebaseerd op de daadwerkelijke bedrijfsprocessen.
Jan Tielemans: ‘Ik vergelijk het graag met het bouwen van een nieuw huis. Je weet wat je wilt: de keuken, de badkamer, de vloeren en de kleuren op de muur. Maar dan vraagt de elektricien waar je de elektriciteitspunten wilt hebben. Globaal weet je waar deze moeten komen, maar pas als het huis klaar is zie je waar je ze nodig hebt. Dat ene fijne plekje met uitzicht op de tuin, waar je toch een bureau neer wilt zetten bijvoorbeeld. Als de elektricien en de bewoner samen dat proces doorlopen, is de kans het grootst dat de elektriciteitspunten op de juiste plaats zitten.’
‘Zo gaat het ook met het inrichten van een nieuw software systeem. Als consultant weet je wat het systeem te bieden heeft, welke best practices het beste werken. Maar je weet niet precies hoe er binnen de organisatie gewerkt wordt. Daar staat tegenover dat de gebruikers bekend zijn met alle processen, maar zij weten niet in detail welke mogelijkheden de best practices van S/4HANA bieden. Als consultant of projectleider is het dus van belang om mee te kijken met de gebruiker. Door er fysiek naast te zitten kun je ze wijzen op het gemak van de best practices én dit direct implementeren.’
De grootste uitdaging tijdens de implementatie
Eind december is het nieuwe systeem live gezet voor alle drie bedrijven. De grootste uitdaging was niet het meekrijgen van de gebruikers, maar zat vooral in het maken van standaardformulieren die bij productie en levering gebruikt worden. Jan vertelt: ‘Een go-live bij een kleinere organisatie is een intensieve periode. Er werken vaak minder mensen die de administratieve processen actief gebruiken. Maar de inrichting van het systeem en de processen die er zijn, zijn niet minder dan bij een grotere organisatie. Daarom vraagt het veel van de medewerkers. Met goede begeleiding zijn ze na vier weken in staat om het systeem optimaal te gebruiken binnen de organisatie. Dit laat zien dat met beperkte inspanning de supply chain van voor tot achter gedigitaliseerd kan worden. Van belang is dat er voldoende medewerkers zijn die je aanpak als consultant kunnen uitdagen, die zeggen: “Als we dit met het systeem kunnen, kan dan dat andere proces ook niet gedigitaliseerd worden?” Dankzij hun kennis van de administratieve processen kun je het S/4HANA-systeem optimaal draaiend maken.’
Kansen voor de toekomst dankzij S/4HANA Cloud
Nu het systeem live staat ziet White Fields nog meer kansen voor de toekomst. Paul van den Berg, mede-eigenaar bij White Fields, vertelt: ‘We hebben bij White Fields nu veel sneller inzicht in zowel de financiële als de logistieke processen. Daarnaast kunnen we nu voldoen aan de digitaliseringsvraag die onze klanten eisen. Supermarkten verwachten dat de levering via Electronic Data Interchange (EDI) gaat. Omdat we eerst al onze gegevens in Office-applicaties bij hielden, konden we alleen aan deze vraag voldoen door alles over te typen. Nu alle bedrijfsinformatie gestandaardiseerd is in het S/4HANA-systeem is de foutmarge verkleind en worden tijd en kosten bespaard. We gaan nu doorbouwen op dit systeem door de scanners, leveranciers en transporteurs ook te integreren in het digitale logistieke proces. Waardoor we het rendement op het productieproces nog beter kunnen bewaken.’
Net als White Fields de geplande groei ondersteunen?
White Fields heeft in 3 maanden SAP S/4HANA Public Cloud geïmplementeerd, waardoor ze kunnen voldoen aan de vraag van hun klanten. Wil jij ook de geplande groei van je organisatie ondersteunen? En zo je organisatie toekomstbestendig maken? S/4HANA Public Cloud is de juiste match voor elke organisatie. Niet alleen voor grote organisaties, maar zeker ook voor MKB Nederland. Juist dát zijn de organisaties die wij begeleiden in de implementatie van S/4HANA Public Cloud en het verzilveren van de mogelijkheden van deze innovatieve software.