Maak je als organisatie op dit moment gebruik van SAP ECC? Dan staat de vervanger van dit ERP-systeem in de startblokken om jouw organisatie nog succesvoller te maken: SAP S/4HANA. Een intelligent, geïntegreerd ERP-systeem dat gebruikmaakt van de nieuwste technologieën. De overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA is dé stap om een intelligente fabriek of groothandel te worden. De manier om je concurrentie voor te blijven en te (blijven) voldoen aan de continu veranderende klantvraag. Bovendien leidt de overstap tot een substantiële verhoging van de productiviteit en de omzet.   

In de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA heb je wat betreft de conversie grofweg 2 keuzes: een systeemconversie (brownfield) of een fit-to-standard conversie (greenfield). In deze blog duikt Joris Sikking, managing consultant bij Quinso, vanuit zijn kennis en ervaring met beide type conversies, in de voor- en nadelen van een systeemconversie. Hij deelt inzichten op basis waarvan jij kunt overwegen of deze route wel of niet bij jouw organisatie past.

Systeemconversie: wat is het en waarom zou je ervoor kiezen

Een systeemconversie houdt in dat het huidige IT-landschap met SAP ECC met zo min mogelijk wijzigingen overgezet wordt naar een nieuw IT-landschap met SAP S/4HANA, waarbij alles meegaat naar het nieuwe moderne platform. Ook de huidige processen worden zoveel mogelijk in stand gehouden. Na de systeemconversie is de organisatie technisch helemaal weer up-to-date. 

De belangrijkste 5 redenen om voor een systeemconversie te kiezen zijn:

  1. Het huidige IT-landschap is verouderd, maar SAP ECC voldoet nog steeds aan alle wensen.  
  2. De huidige businessprocessen moeten zoveel mogelijk gewoon door kunnen lopen en zo min mogelijk merken van de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA. 
  3. De conversie moet snel gerealiseerd kunnen worden. Met een voorbereiding van 2 à 3 maanden kan een systeemconversie al in zo’n 4 maanden uitgevoerd worden.
  4. Minimale capaciteit nodig voor changemanagement. Alles blijft immers zoveel mogelijk zoals het is.
  5. Er is relatief weinig tijd en energie van de business en gebruikers nodig. Om dezelfde reden: alles blijft zoveel mogelijk hetzelfde. Je kunt ervan uitgaan dat een systeemconversie voor ongeveer 70% door IT gedaan kan worden en ongeveer 30% door de business.

Kortom: technisch converteren is snel en gemakkelijk en heeft heldere voordelen ten opzichte van een fit-to-standard conversie. Bij een fit-to-standard conversie begin je namelijk van scratch af aan met het herstructureren van processen en ga je bouwen vanuit de standaardfunctionaliteit en best practices uit de branche.   

Maar zoals Cruijff altijd zei: ‘elk voordeel heeft zijn nadeel’. En dat geldt ook voor een systeemconversie.  

Het is een proces van continu bijsturen 

Het is namelijk niet realistisch om te verwachten dat alles een-op-een overgenomen kan worden. Als alles standaard is in de huidige omgeving dan gaat het goed, maar in 99,9% van de gevallen is dat niet zo. Er zullen dus ook tijdens een systeemconversie keuzes gemaakt moeten worden:

  1. Processen moeten aangepast worden omdat ze niet eenduidig overgenomen kunnen worden in het nieuwe systeem. De business moet betrokken worden om deze nieuwe processen te testen. 
  2. Koppelingen of integraties die niet standaard zijn, maar wel onderdeel zijn van het huidige IT-landschap, moeten uitgebreid getest worden door IT, de business en externe partners.
  3. SAP S/4HANA ondersteunt niet alles uit het huidige IT-landschap. Zo is Finance volledig vernieuwd en is er op veel vlakken stamdata gewijzigd of verplicht om te gebruiken (denk aan de wel bekende Business Partners). Ook is Warehouse Management nog maar beperkt te gebruiken. Daarnaast zijn er nog veel meer wijzigingen en vernieuwingen die opnieuw geïmplementeerd moeten worden in de organisatie.  

Dit heeft als gevolg dat er tijdens het converteren verrassingen boven komen waarover op dat moment besloten moet worden. Het is een proces van continu bijsturen om uiteindelijk de gewenste omgeving daadwerkelijk te realiseren.

Na de systeemconversie: optimaliseren

Ook ga je in deze vorm van converteren niet direct de voordelen plukken van het nieuwe systeem. Dat is een traject dat pas na de systeemconversie start. Dan worden vragen beantwoordt als: Welke processen kunnen verbeterd worden of zelfs vervangen worden? Welke functionaliteiten uit het nieuwe SAP S/4HANA hebben toegevoegde waarde voor de organisatie? En hoe gaan we deze optimalisaties van processen en systeem implementeren? Het is niet zo makkelijk als een knop omzetten in SAP S/4HANA om nieuwe functionaliteiten te gaan benutten. Je zult elke keer moeten analyseren wat de impact is op de huidige processen, technologie én mensen. Bovendien zul je een plan moeten maken hoe over te gaan. 

Na de systeemconversie begin je dus pas echt de voordelen van de intelligentie van het systeem, Fiori en nieuwe modules zoals Extended Warehouse Management (EWM) te ervaren.   

SAP ECC naar SAP S/4HANA

Systeemconversie of fit-tostandard conversie 

Of een systeemconversie voor jouw organisatie de juiste route is, is afhankelijk van verschillende factoren. Wat zijn de doelen van je organisatie? Welke strategie volgen jullie? En wat zijn de pijnpunten in het bereiken van de doelen en het volgen van de strategie? Vanuit Quinso hebben wij een eigen methodiek ontwikkeld. Een methodiek om jou te adviseren in wat voor jouw organisatie het meest succesvolle pad is: een systeemconversie of een fit-tostandard conversie. En dat advies gaat breder: we geven je ook inzicht in wat de overstap naar SAP S/4HANA voor jouw organisatie oplevert. We bieden je quick wins en high potentials. En geven een aanbeveling over welke cloud voor jouw organisatie het meest geschikt is: public of private 

Onderschat de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA niet

De boodschap die ik je mee wil geven, is dat de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA hét verschil kan maken voor de toekomst van jouw organisatie. Het biedt je de mogelijkheid om voor te lopen op ontwikkelingen in de toekomst, voor te lopen op klantvragen en voor te lopen op concurrenten. Het maakt je organisatie flexibel, efficiënt en veerkrachtig. Maar het is niet zomaar even iets. Het is een complex proces, waar veel bij komt kijken en waarbij ook veel gevraagd wordt van de mensen in de organisatie. Onderschat het niet! Zoek daarom een partner die het beste bij jou past.  

Of wij dat zijn? Dat zou zeker kunnen! Vooral als je organisatie werkzaam is in de maakindustrie of groothandel, kunnen wij met onze branchekennis in combinatie met onze proces- en SAP-kennis én hands-on mentaliteit voor jou het verschil maken. Bekijk hier de film van Fujifilm over hun overstap naar SAP S/4HANA on premise, samen met ons. Of lees het verhaal van Yanmar die we recent begeleid hebben in de overgang naar SAP S/4HANA Cloud. En in het kader van systeemconversies is het verhaal van vanRijsingengreen voor jou zeker zeer relevant.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je na het lezen van dit blog meer weten over een systeemconversie met Quinso. Of ben je juist nieuwsgierig naar wat een fit-to-standard conversie inhoudt en wat de voor- en nadelen daarvan zijn? Neem dan gerust contact met me op. Ik praat je er graag over bij. Je kunt me bereiken via Joris.sikking@quinso.com en 06-23381787.

Overstappen van SAP ECC naar SAP S/4HANA

Kies jij voor de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA? En leeft bij jou de vraag hoe je met jouw organisatie die overstap zo succesvol mogelijk kunt maken? Meld je dan nu aan voor de interactieve digitale sessie ‘Overstappen van SAP ECC naar SAP S/4HANA? Zo doe je dat met succes!’ op woensdag 1 juni van 9.15 tot 10.30 uur.

Meer informatie over de sessie